När ett företag behöver ett marknadsförings-, reklam- eller PR-projekt som slutförs av en tredje part, skrivs en begäran om anbud, kallad en begäran om förslag (RFP). RFP:n levereras sedan till potentiella leverantörer. RFP:n innehåller detaljerad information om vad som behöver göras och varför. Företag eller privatpersoner som vill vinna jobbet svarar på anbudsförfrågan med ett skriftligt marknadsföringsförslag. Detta förslag inkluderar hur projektet ska slutföras, hur lång tid det kommer att ta och hur mycket det kommer att kosta.
Marknadsföringsförslag skrivs vanligtvis av reklam- och marknadsföringsbyråer, PR-företag, designföretag eller av personer som arbetar inom dessa marknadsföringsområden. Personer som skriver dessa förslag måste se till att förslagen är fullständiga och felfria för att komma i fråga för det jobb som efterfrågas i RFP. Ibland finns det ingen RFP. Ett förslag kan vara resultatet av att en marknadsföringsbyrå eller individ föreslår eller pitchar en idé för en potentiell kund.
När en RFP tillhandahålls kräver det vanligtvis att förslaget levereras inom en viss deadline. Marknadsföringsförslaget börjar vanligtvis med en sammanfattning som är en översikt över den aktuella situationen eller problemet som gör det efterfrågade projektet nödvändigt i RFP. Sammanfattningen fortsätter med föreslagna taktiker som kommer att lösa problemet. Dessa taktiker kan inkludera reklam via e-post, online, print, radio och tv, tryckta brev, broschyrer, webbplatser och undersökningar med mera. Sammanfattningen måste också ange hur denna taktik kommer att följa kundens övergripande marknadsplan och affärsplan.
Marknadsföringsförslaget bör också innehålla detaljer för att bevisa att den föreslagna taktiken kommer att bli framgångsrik. Ett nyckelelement är en genomgång av vad RFP-företagets främsta konkurrenter gör för att marknadsföra en produkt eller tjänst som liknar den som anges i RFP. En detaljerad analys av målgruppen, personer som kommer att dra nytta av att använda produkten eller tjänsten, är också en väsentlig del av förslaget.
Slutligen avslutar marknadsföringsförslaget en lista över beräknade kostnader, kallad projektbudgeten, och ett steg-för-steg-schema, kallat tidslinjen. Tidslinjen kan innehålla datum för varje steg i projektet, om kunden har angett en specifik deadline. Allmän information, som ”två veckor”, kan användas om inget specifikt slutdatum för projektet angavs i RFP:n.
När tidsfristen för leverans av marknadsföringsförslag har passerat granskar företaget som genererade anbudsförfrågan alla förslag. En vinnare kan tillkännages, eller så kan företaget välja de två eller tre bästa förslagen att granska vidare. Författarna till dessa toppförslag kan intervjuas per telefon eller ombeds genomföra en livepresentation innan den planerade marknadsföringen tilldelas.