Upphandlingscykeln är en serie steg involverade i processen att förvärva varor för försäljning eller användning av ett företag eller en byrå. Det börjar med att identifiera behovet av en viss produkt, går igenom processen för köp och leverans och slutar med förnyelse, där människor bestämmer om de behöver mer av produkten. Ofta övervakar en hel avdelning denna process. Den här avdelningen måste hitta de bästa produkterna till de bästa priserna, med tanke på begränsningar som att vägra göra affärer med vissa företag eller länder i processen att bestämma vad som ska köpas och varifrån.
När ett företag identifierar behovet av en produkt startar upphandlingscykeln, med insamling av information. Människor undersöker tillgängliga alternativ för att möta behovet och samlar in data om priser, rabatter, leveranstider och andra frågor. När de väl har identifierat den bästa möjliga källan kontaktar de leverantören för att inleda avtalsförhandlingar. Det kan vara så enkelt som att beställa ett fåtal lådor med papper från ett pappersbruk, eller så komplicerat som att förhandla om ett helt nytt datorsystem för en statlig myndighet.
Under denna del av upphandlingscykeln arbetar människor på båda sidor för att få bästa möjliga affär. Leverantören kommer att överväga faktorer som storleken på beställningen och sannolikheten för upprepade beställningar, medan företaget tänker på frågor som hur snabbt det behöver produkten. Den kan begära prover för att ge den en chans att bedöma kvaliteten och jämföra erbjudanden från olika leverantörer. Så småningom kommer det att slutföra en affär med ett försäljningskontrakt och invänta leverans.
Efter leverans använder eller säljer människor produkten, vilket avslutar inköpscykeln eftersom de står inför antingen ett nytt behov av produkten eller slutförandet av ett projekt och inget ytterligare behov av en given produkt. De kan slänga oanvänd produkt, lämna tillbaka hyror, bli av med skadade och förbrukade produkter och bestämma om de behöver beställa fler. Vid denna tidpunkt i upphandlingscykeln kan människor be om feedback från anställda och andra om hur väl produkten uppfyllde deras behov, för att avgöra om de vill använda samma leverantör eller vända sig till någon ny.
Det finns vanligtvis särskilda upphandlingsförfaranden på plats på ett företag. Personer måste följa dessa om de vill beställa nya produkter, från att lämna in rätt rekvisitionsformulär till att se till att någon finns tillgänglig att signera för produkten vid leveranstillfället. Detta kan vara komplicerat på arbetsplatser med frågor som säkerhetsproblem, där skyddet av säkerheten på arbetsplatsen kan kräva några ytterligare steg, som att utföra bakgrundskontroller av leverantörer, under upphandlingscykeln.