Uppgiften att konvertera webbsidor från HTML till RTF kan utföras med konverteringsprogram eller genom att manuellt skriva in kod i ett webbsidesredigeringsprogram. Att konvertera hypertext markup language (HTML) till rich text format (RTF) lämpar sig bäst för information från webbsidor som behöver skickas i elektroniska dokument eller lagras på en lokal dator. RTF kan manipuleras till en form som liknar ett ordbehandlingsdokument och användas för att skapa dokument som kommer att kännas igen av skanningsapplikationer.
De flesta webbdesigners vill konvertera HTML till RTF eftersom de behöver göra webbplatsens information mer användarvänlig. Vissa interaktiva och nedladdningsbara onlineformulär fungerar bättre som RTF-dokument. Webbplatsdesigners som är bekanta med HTML-kodning kan tycka att det är ekonomiskt och bekvämt att konvertera den till RTF med en HTML-redigerare. De flesta webbläsarprogram tillåter designers att skriva och ändra HTML-kod eller så kan det göras i en enkel textapplikation som laddas upp till domänservern.
Ett enkelt och enkelt sätt att konvertera HTML till RTF är att använda programvara för automatisk konvertering. För webbdesigners som inte är lika kunniga om HTML-kod kan dessa applikationer öppna upp ett bredare område av möjligheter. Vissa av dessa program har förmågan att konvertera ett omfattande utbud av HTML-kod, inklusive tabeller, teckensnitt, bilder, hyperlänkar, bakgrundsfärger och specialtecken. De flesta av dessa program använder en serie kommandon och alternativ som presenteras via ett grafiskt användargränssnitt (GUI).
Eftersom inlärningskurvan för konverteringsprogramvara är relativt platt, kan användningen av den vara ett fördelaktigt sätt för nybörjar- till mellanliggande webbdesigners att bekanta sig med kodalternativ. Konverteringsapplikationer är relativt billiga och kan också öka designeffektiviteten och eliminera behovet av att skriva ut tråkiga strängar med HTML-kod. Småföretagare som kan behöva regelbundet konvertera HTML till RTF kommer också att finna konverteringsapplikationer som ett mer effektivt sätt att överföra information.
Beslutet att konvertera HTML till RTF bör baseras på funktionella behov. Även om konverteringsapplikationer gör att processen blir mer effektiv och strömlinjeformad, måste det finnas en praktisk anledning till konverteringen. Vissa användare behöver manipulera information från en webbplats så att den kan användas i andra typer av dokument och presentationsprogram. Andra kan behöva skicka den informationen i en lämpligare elektronisk form, såsom e-post eller fax.