I affärssammanhang är underhållningskostnader de kostnader anställda ådrar sig för att äta och sysselsätta sig själva och affärsbekanta medan de arbetar för att generera inkomster för arbetsgivare. Detta kan inkludera pengar som spenderas på klientodling, som att ta en prospekt på lunch eller interagera med en målgrupp över en golfrunda. Ofta är denna kategori viktig för skatteändamål, eftersom många jurisdiktioner tillåter företag att dra av dessa typer av utgifter från intäkterna innan de bestämmer beskattningsbar inkomst.
Många länder kräver att företag betalar inkomstskatt som oberoende enheter på samma sätt som individer betalar inkomstskatt på intjänade löner. Jurisdiktionens skattelag definierar de typer av utgifter som kan minska ett företags skattepliktiga inkomst. Dessa affärskostnader är vanligtvis grupperade i kategorier för att förenkla redovisningen. Även om kategorin representationskostnader teoretiskt sett kan innehålla allt som har med ämnet att göra, får den bara innehålla de utgifter som är godkända av skattelagstiftningen om ett företag vill använda kategorin som ett affärsutgiftsavdrag.
Skattekoder skiljer sig åt beroende på jurisdiktion. Den formella definitionen av representationskostnader för skatteändamål skiljer sig likaså. Det finns en internationell satsning på att standardisera affärsredovisningsregler över jurisdiktioner som har normaliserat definitionerna av utgifter och avdrag i viss utsträckning. Skillnader kvarstår, naturligtvis, men behandlingen av representationskostnader i en stor jurisdiktion, som USA, är ett rimligt exempel på hur utgiftskategorin behandlas generellt.
Underhållningskostnader definieras vanligtvis som alla utgifter som tillhandahåller underhållning, nöjen eller rekreation för att underhålla en kund, kund eller anställd som en nödvändig del av att generera affärsintäkter. Dessa utgifter kan inkludera måltider. För att behandla dessa utgifter som affärsavdrag måste de uppkomma i en affärsmiljö eller i det uttryckliga syftet att bedriva verksamhet. Utgifterna kan inte inkluderas i en annan affärsutgiftskategori, såsom resor, och kan inte vara påkostade eller extraordinära.
Statliga skattemyndigheter försöker begränsa användningen av kategorin underhållningskostnader eftersom den är föremål för missbruk. Företag försöker ibland klassificera vilken typ av underhållning som helst som en affärskostnad och använder kategorin för att skriva av onödig eller personlig underhållning. I USA, till exempel, tillåter IRS bara ett företag att dra av 50 procent av de underhållningskostnader som det gör anspråk på. Det kräver också att företag dokumenterar utgifter genom att hålla reda på utgiftsbeloppet, datum och plats för den uppkom och affärsrelationen för den person som hystes.