Lönesummar är vanligtvis kopplade till en lönecheck, som sammanfattar arbetade timmar, lönesats och eventuella innehållande. De är användbara för att säkerställa att lönechecken har beräknats korrekt och för att spåra inkomster och avdrag. Även om lönesumpar från varje företag kan se olika ut, bör de ha samma grundläggande information. Det ska återspegla exakt hur mycket som hålls inne från lönechecken och varför. Typiska källskatter inkluderar betalningar av statliga och federala skatter, Medicare och socialförsäkringsbetalningar (i USA) och bidrag till försäkringsplaner eller hälsosparkonton.
Lönesummar kan också rapportera tillgänglig sjuktid eller semesterersättning, vilket är värdefullt eftersom det gör det möjligt för den anställde att spåra tillgänglig personlig eller sjuktid. De innehåller vanligtvis också en logg över inkomstbeloppet hittills, och de kan till och med ange saker som arbetad tid på ett företag eller arbetade timmar inom ett år. En lönesumma kommer också att rapportera det belopp som en anställd bidrar till en pensionsplan, en arbetsgivares matchande avgifter, hälsosparkontobidrag och avdrag för försäkringspremier.
På grund av det faktum att lönesumpar innehåller så viktig information om en anställds status, lönegrad och avdrag, är det ofta en fråga som folk ställer sig angående dem: hur länge ska de behållas?
Under de flesta omständigheter bör lönesummar bevaras tills man lämnar in årliga skattedeklarationer. Även om arbetsgivare bör ge de anställda en slutrapport för årsskiftet senast den 31 januari, är det användbart att behålla lönesummar för att jämföra beloppen för att få exaktheten. De flesta experter rekommenderar att man sparar skatteregister i sju år.
Det är viktigt att se till att lönesumpar bortskaffas på rätt sätt genom att strimla dem, eftersom de enkelt kan användas för att stjäla viktig personlig information, inklusive saker som personnummer och födelsedatum.