Löneoutsourcing är en affärspraxis som innebär avtal med en företagstjänst för att hantera alla funktioner relaterade till ett företags lönehantering. Att använda en outsourcingtjänst gör det möjligt att hantera löneprocessen utan att behöva ha en stor löneavdelning. Leverantörer av lönetjänster hanterar så olika funktioner som beräkning av löner, källskatter, fördelning av undanhållna medel till rätt statliga myndigheter och direkt insättning av nettolön på de anställdas bankkonton.
Det finns många anledningar till varför ett företag kan välja att gå med ett alternativ för outsourcing av löner. Det vanligaste är att man sparar tid och pengar på hanteringen av ekonomiska uppgifter kopplade till en löneadministration. Genom att ingå avtal med en extern leverantör är det möjligt att begränsa löneteamet till en eller två personer inom företaget. Ofta är dessa två utpekade personer behöriga att lämna basdata till lönetjänsten, som sedan hanterar resten av detaljerna. Som ett resultat av det finns det ingen anledning för någon att ägna större delen av arbetsveckan åt att beräkna timlöner, skatter och ta itu med olika typer av källskattefrågor.
Eftersom de flesta tjänster för outsourcing av löner erbjuder möjligheten att minska checkar eller direktinsättning, är det möjligt för varje anställd att välja vilket format han eller hon föredrar. När checkar väljs ut skickas de vanligtvis med bud till kunden, som sedan delar ut dem till de anställda. I situationer där alternativet för direktinsättning väljs, upptäcker anställda ofta att deras pengar krediteras deras konto kvällen före deras faktiska betalningsdatum, eller tidigt på standardbetalningsdatumet.
En annan fördel med att använda en löneoutsourcingtjänst är att arbetsgivaren inte behöver hänga med i regeländringar som påverkar beräkningen av skatter. Eftersom outsourcingtjänsten ständigt uppdaterar sin information för att följa gällande lagar, behöver arbetsgivaren aldrig oroa sig för att ådra sig förseningsavgifter och andra påföljder, på grund av en felaktig beräkning av de skatter som ska betalas. Enbart denna förmån kan spara ett stort företag en betydande summa pengar under loppet av ett år.
Löneoutsourcing förhindrar också en arbetsgivare från att behöva ta itu med tekniska problem. Eftersom lönelistan behandlas utanför anläggningen finns det aldrig ett behov av att uppgradera löneprogramvaran eller lägga tid och pengar på program- eller hårdvarufel eller något av de systemproblem som kan uppstå och sakta ner löneprocessen. Som ett resultat får de anställda konsekvent betalt i tid och förblir nöjda.
Även om outsourcing av löner innebär att man regelbundet ådrar sig en annan affärskostnad, tycker även små företag ofta att det sparar tid och pengar varje månad att använda den här typen av tjänster. De flesta outsourcingleverantörer kommer att erbjuda flera olika löneplaner som sannolikt är idealiska för företag av olika storlekar. När det gäller bekvämlighet, att hålla löneregistren uppdaterade och hålla innehållet korrekt, är det bara meningsfullt att gå med en outsourcingtjänst för löner.