En kostnadsvariation är skillnaden mellan faktiska och budgeterade kostnader, som företag använder för att bestämma effektiviteten i sin verksamhet. Avvikelser kan vara gynnsamma eller ogynnsamma, eftersom företaget använde mindre eller mer pengar än förväntat. Att mäta kostnadsvariationer är vanligt under förvaltningspraxis. Revisorer jämför förväntade och faktiska produktionskostnader för att avgöra var ineffektivitet finns i tillverkningssystemet. De vanliga verktygen för dessa mätningar är flexibla budgetar och standardkostnader.
En flexibel budget är det första steget i kostnadsavvikelseprocessen. Företag granskar ofta tidigare års utgifter för att fastställa det genomsnittliga beloppet som spenderas på vissa affärsverksamheter. Bolaget listar det årliga kapital som behövs för att täcka utgifter för det kommande året. Chefer måste hålla sig inom dessa dollargränser när de driver sina respektive verksamheter. Budgetgenomgångar kan vara en månatlig eller årlig process, beroende på företagets redovisnings- och ekonomiska processer.
Varje månad kan företag se över den flexibla budgeten för att jämföra planerade utgifter mot faktiska utgifter. Revisorer noterar var företaget spenderade mer eller mindre pengar. En kostnadsavvikelserapport sammanfattar sedan alla skillnader för månaden. Revisorer kan lämna rapporten till chefer och låta dem granska skillnaderna. För att ytterligare stärka rapporteringsprocessen kan revisorer skapa en rapport av alla större avdelningar eller divisioner i verksamheten.
Standardkostnad är ett kostnadsvariationsverktyg som är specifikt för ett företags tillverkningsprocess. Revisorer granskar de budgeterade kostnaderna för tillverkningskostnaderna och skapar en förutbestämd omkostnadstakt. Denna takt dividerar de totala budgeterade tillverkningskostnaderna med den förväntade produktionsproduktionen för året. Revisorer beräknar sedan denna siffra med samma formel för varje månad de producerar produkter. Den faktiska förutbestämda tillverkningskostnaden jämförs sedan med standardtaxan.
Skillnader i tillverkningskostnaden kräver att revisorerna rensar redovisningen för eventuella skillnader. Revisorer kan lägga upp små skillnader mellan de två priserna på företagets kostnad för sålda varor. Stora skillnader måste gå emot ett företags lagerkonto. Efter denna post upprättar revisorer en kostnadsavvikelserapport för att avgöra om skillnaderna var gynnsamma eller ogynnsamma.
Ogynnsamma skillnader på en kostnadsavvikelserapport är inte alltid dåliga. Ett företag kan ha spenderat mer pengar på att producera produkter, till exempel på grund av ökad efterfrågan från konsumenterna. Mer pengar kan ha behövts för att köpa material och arbetskraft för att möta denna efterfrågan. Analys av kostnadsavvikelsesrapporten mot andra affärsrapporter hjälper företag att förklara avvikelser.