Termen avtalshantering används vanligtvis inom inköps- eller inköpsavdelningar. Som en del av inköpsavdelningens ansvar förhandlar, accepterar och tecknar chefen kontrakt med leverantörer av varor och tjänster till organisationen. Kontraktshantering är processen för att säkerställa att leverantören respekterar sina förhandlade avtalsvillkor. Även om upphandlingens roll i förhandlingsprocessen är en väsentlig del av en kostnadshanteringsprocess, är kontraktshantering där de faktiska besparingarna antingen uppnås eller missas.
Effektiva avtalshanteringsmetoder resulterar i lägre driftskostnader, effektiva tjänster och en starkare förhandlingsposition under nästa förhandlingsrunda. Kontraktshantering inkluderar att säkerställa avtalsefterlevnad, fungera som den primära kontakten för frågor relaterade till service och tvistlösning, samt hantera eventuella betalningar eller klausuler som förhandlas in i kontraktet. I allmänhet kan kontraktshantering delas upp i tre huvudområden: trösklar, rabatter och prestationsklausuler.
Tröskel är en term som används för att definiera specifika mål för dollarutgifter, transaktioner eller köpta enheter. Dessa trösklar är vanligtvis bundna till dollarrabatter på inköpspriset och är ofta baserade på antalet beställningar som tagits emot inom en viss tidsperiod. Som en del av förhandlingsprocessen används trösklar ofta för att kräva ännu djupare rabatter än vad leverantören normalt skulle ge. När volymen ökar har leverantören motivationen och kapaciteten att sänka priset, eftersom dess kostnader minskar.
Rabatter används som en belöning eller incitament för leverantören att nå specifika mål. Till exempel kan ett bageri förhandla om att köpa en specifik mängd mjöl under en viss tidsperiod. Eventuella ytterligare, icke-schemalagda förfrågningar som slutförs inom en specifik tidsperiod är berättigade till en rabatt till leverantören. Fakturan är på schablonbeloppet, men rabatten beräknas och betalas tillbaka till leverantören som belöning för att ha tillgodosett ett omedelbart behov. Denna flexibilitet finns ofta i tidskänsliga miljöer, där kontraktet gäller ett standardleveransschema, men ytterligare flexibilitet behövs för att möta affärskraven.
Prestationsklausuler baseras på mätbara poster som är avgörande för verksamhetens drift. Vanliga klausuler är baserade på leverans inom en specifik tidsram, fakturering inom ett fastställt datumintervall, uppfyllande av riktmärke leveransdatum och procentuell slutförande för byggprojekt. Syftet med en prestationsklausul är att upprätta en accepterad mätmetod mellan leverantör och kund. Dessa klausuler är ofta knutna till straff eller belöningar, beroende på bransch.
Effektiv avtalshantering innebär daglig aktivitetsuppföljning, resultatstyrning och uppföljning med leverantören. Endast genom en aktiv kontraktshanteringsprocess kan företaget göra anspråk på de förmåner som ingår i kontraktet. Dessa förmåner kan inkludera klausuler för förtida frigivning, ytterligare betalningsminskningar och andra påföljder.