Kapitalprojektfonder är pengar som är öronmärkta specifikt för lokala och federala myndigheters strävanden. En stad eller kommun kan skapa separata portföljer för de olika projekt som godkänns, eller om åtagandena är något likartade kan staten skapa en enda fond för olika kapitalprojektfonder. Denna flexibilitet kan beskrivas i finansiella eller regulatoriska dokument. Vanligtvis måste dessa statliga medel följa specifika redovisningsstandarder. När ett projekt är avslutat, vilket ofta är ett antal år, används inte längre dessa portföljer.
För kapitalprojektfonder måste separata bokslut skapas. De olika typerna av tillgångar som kan användas för statliga satsningar är objekt som kan listas i dokumentet. Rapporten inkluderar även eventuella intäkter som kan tillhöra projekt utöver eventuella utgifter som kan uppstå.
Infrastrukturutveckling representerar ett syfte för att skapa kapitalprojektfonder. När lokala eller federala myndigheter behöver förbättra eller skapa nya vägar, broar eller byggnader, kan de använda dessa portföljer under hela finansieringen av byggnadsarbetet. Även om andra pengar kommer från externa källor, kan dessa resurser inte kombineras med kapitalprojektfondens pengar. Andra användningsområden för dessa portföljer kan vara att betjäna offentliga anläggningar, inklusive parker och rekreationscenter.
En stad eller kommun skulle kunna skapa en tidslinje med framtida kapitalprojekt som finns på plats tillsammans med den förväntade varaktigheten för varje satsning. Denna representation kan indikera om kapitalprojektmedel finns tillgängliga eller om kapitalet fortfarande behöver erhållas. Det kan finnas en viss ekonomisk uppskattning inkluderad i vart och ett av projekten innan något kapital ägnas åt någon strävan. Det är möjligt för kapitalprojekt att betalas med skulder, och kommuner kan emittera obligationer på finansmarknaderna för att täcka kostnaderna.
Om det finns något budgetöverskott i en kapitalprojektfond och en stad övervakar mer än en sådan portfölj, kan intäkterna från den överfinansierade portföljen styras till en annan fond. Vilka typer av fonder som finns i en lokal eller federal regering beror till stor del på behoven i den regionen. Om till exempel en stad är beroende av pågående uppgraderingar av tekniska system, skulle den kunna avsätta en kapitalprojektfond för dessa behov. En mer generell portfölj skulle kunna tillgodose olika krav som dyker upp. Regioner måste få godkännande av något råd eller annat styrande organ för att ägna kapital till projekt, och finansieringsvillkoren kan ändras med tiden.