Området för gästfrihetsupphandling är en delmängd av det bredare området för upphandling eller inköp. Hotellupphandling är enbart fokuserad på inköp av varor och tjänster för hotell-, restaurang- och resortbranschen. Den här branschen har mycket specifika behov som inte är standard i någon annan bransch. Det finns fyra primära aspekter på gästfrihetsupphandling: inköp, avtalsförhandling, betalningsvillkor och hantering av slut på livet. Även om dessa termer gäller generellt för all upphandling, har de specifik betydelse inom denna sektor.
Inköp av material inkluderar identifiering av lämpliga leverantörer, utfärdande av förfrågningar om förslag eller offerter och inspektion av olika tillverkningsanläggningar. Inom besöksnäringen måste materialen som används för möbler och apparater vara mycket hållbara och utformade för att användas av ett brett spektrum av människor. Kvalitet är ett problem med alla produkter, men det primära fokus vid upphandling av hotell är livslängd och utbyte. Till exempel kan ett hotell köpa hundratals stolar till huvudlobbyn. Dessa mönster måste vara unika för platsen, men kan lätt repareras lokalt.
Trenden mot miljövänliga lösningar utgör en unik utmaning för hotellupphandling. Denna industri kräver en hög omsättningshastighet för inventarier, möbler, apparater och förbrukningsartiklar. Förutom hållbarhetsfrågan har produkter som tillverkas i massproduktionsanläggningar vanligtvis en hög miljöpåverkan, med den utbredda användningen av icke-förnybara resurser. Även om många företag tillmötesgår kundernas önskemål om miljövänlig service genom minskning av tvättservice och andra tjänster, är de faktiska materialen som används fortfarande en utmaning.
En kontraktsförhandling inom hotellupphandling tenderar att fokusera på långtidskontrakt för en rad olika varumärkesplatser. Till exempel har en typisk hotellkedja fyra till fem olika varumärken som alla måste ha ett unikt utseende och känsla. Kontrakten förhandlas fram av kedjan, men kan kräva användning av lokala leverantörer eller flera unika layouter eller färg- och designscheman för att möta de olika kraven.
Betalningsvillkor är en kritisk aspekt av hotellupphandling på grund av de kassaflödesproblem som är vanliga i denna bransch. Vanligtvis är villkoren ganska generösa, med betalning förhandlad i 90 till 120 dagar efter mottagandet. Det har på senare tid funnits en trend till procentandel av betalningsvillkoren för slutförande av kontrakt, vilket skapar en bättre betalningsbalans till leverantörerna samtidigt som gästfrihetsföretaget kan hantera projektet och tidpunkten.
End of Life Management är en ständig utmaning inom besöksnäringen. Utrustning byts vanligtvis ut inom en tidsram på två till tre år och kan vara kortare i avancerade anläggningar. Behovet av att ständigt förnya utseendet resulterar i en rad produkter med livslängd kvar efter att de har bytts ut. Som ett resultat av detta har många företag byggt in en borttagnings- och återbetalningsprocess i avtalen om hotellupphandling. Leverantören är sedan fri att hämta utrustningen, renovera och sedan sälja dessa föremål igen till andra företag eller direkt till konsumenten.