Kostnadsminskningsprogram är strukturerade planer som har som mål att minimera den nuvarande kostnadsnivån som en enhet ådrar sig. När det gäller ett kostnadsreduceringsprogram för en verksamhet är tanken att sänka kostnaderna samtidigt som produktionsnivåerna bibehålls, en process som i slutändan resulterar i högre avkastning för verksamheten. Hushållen kan också delta i ett kostnadsreduktionsprogram som ett sätt att fortsätta att ansvarsfullt hantera alla månatliga utgifter, samtidigt som de vidtar åtgärder för att minimera kostnaden förknippade med flexibla eller rörliga utgifter.
Att utveckla ett kostnadsminskningsprogram för ett företag innebär att man tittar noga på varje rad i driftsbudgeten. Ofta är programmet uppbyggt som en process som genomförs i etapper. Den första fasen kan till exempel innebära att man tittar noga på kostnaden för de råvaror som används i produktionen och försöker säkra samma eller liknande material av samma kvalitet till ett lägre enhetspris. En andra fas kan ta upp frågan om arbetskraft och avgöra om det finns några uppgifter i produktionsprocessen som kan förfinas, revideras eller helt och hållet elimineras. Till sist kan företaget titta på nuvarande frakt- och leveranskostnader och implementera förändringar som sänker kostnaden för att frakta varor till kunder, utan att det påverkar effektiviteten och aktualiteten för dessa leveranser.
Att sänka kostnaderna inom alla typer av verksamhet kräver genomtänkt planering innan man faktiskt påbörjar någon fas av ett kostnadsminskningsprogram. Detta inkluderar att identifiera möjliga resultat av varje fas och att bestämma vilken inverkan vart och ett av dessa scenarier skulle ha på den övergripande verksamheten. Om en given förändring i en fas sannolikt kommer att leda till ökade kostnader inom ett annat område av verksamheten, kommer ägare och chefer att vilja avgöra om förändringarna kommer att leda till en total kostnadsminskning eller helt enkelt flytta utgifter från ett område till ett annat .
Att ägna sig åt kostnadsminskning är mer än att bara få vinstmarginalen på ett bokslut att se mer attraktiv ut. När det är som bäst skapar ett kostnadsreduktionsprogram en situation där de tillgängliga resurserna används på bästa sätt, medarbetarna finner sig kunna fungera mer effektivt och kunderna får högsta möjliga kvalitet på varor och tjänster. Kostnadsbesparingarna måste göra processen enklare och mer produktiv för alla berörda, samt spara pengar. Till exempel, om användning av olika råvaror minskar kostnaderna för materialet, men leder till en ökning av arbetskostnaderna, kan insatsen leda till högre totala kostnader för verksamheten, en flytt som resulterar i lägre vinster för företaget samt ökande de anställdas arbetsbörda.