Även känt som ett bruttosaldo, består ett bokfört saldo av mängden medel som är insatta på ett konto innan du gör någon typ av justering av det saldot. Termen används också för att hänvisa till saldot som finns på ett konto den sista dagen av den aktuella bankperioden, eller slutet av affärsmånaden. Ur detta perspektiv kan det bokförda saldot ses som utgångspunkten för att stämma av de kontohandlingar som banken har och kontoinnehavarens register.
Eftersom det bokförda saldot är bruttobehållningen av medel på kontot innan några checkar rensas eller insättningar bokförs, kan siffran eller kanske inte återspegla hur mycket pengar kontoinnehavaren har att arbeta med. För att komma fram till den siffran är det nödvändigt att dra av eventuella utestående checkar eller andra debiteringar från det saldot. Denna siffra, ibland kallad ett nettosaldo, representerar vad som finns kvar efter att pågående debiteringar har rensats. Genom att ta hänsyn till de pågående debiteringarna, minimerar kontoinnehavaren risken för att övertrassera kontot, utsättas för straffavgifter och eventuellt få en check tillbaka.
När det kommer till utestående insättningar är det vanligtvis inte en bra idé att lägga till det beloppet till det bokförda saldot för att avgöra hur mycket av kontosaldot som kan tas ut eller användas på annat sätt. Detta är på grund av det som kallas flytandet på de insatta medlen. Många banker har som policy att inte applicera insättningen på kontot förrän medlen har försvunnit från den utfärdande banken. Beroende på insättningens karaktär kan denna flytningsperiod ta upp till tre arbetsdagar. Under mellanperioden, om kontoinnehavaren skriver en check som överstiger det aktuella nettosaldot, kan detta utlösa en kedjereaktion av returnerade checkar eller andra otillåtna debiteringar, eftersom insättningen fortfarande är under behandling och inte faktiskt bokförs på kontot.
Att känna till det bokförda saldot vid ett specifikt datum är viktigt av flera skäl. För det första gör det det möjligt att stämma av bankens register med kontoinnehavarens register. För företag som måste betala skatt på utestående saldon på sina kontantkonton, att veta hur mycket kontanter som faktiskt finns på en viss dag gör det mycket lättare att beräkna dessa skatter. I alla situationer fungerar det bokförda saldot vid ett visst datum som en utgångspunkt för att fastställa var avvikelser har uppstått sedan dess, och göra det möjligt att korrigera dessa redovisningsproblem.