En upphandlande myndighet är en person eller byrå som har tillstånd att anslå medel till ett projekt innan dessa medel görs tillgängliga. Med denna kraft kan människor ingå kontrakt och få igång projekt med försäkran om att medlen är på väg. När avtalet väl är undertecknat är det en formell skyldighet och medlen måste tas fram inom den tidsperiod som anges i avtalet.
Statliga myndigheter är de vanligaste enheterna som får agera med upphandlande myndighet. Dessa myndigheter måste kunna bedriva affärer innan medel har anslagits och fördelats för att ta itu med akuta frågor eller för att följa mandat och de stöds av regeringen, som garanterar medlen. De kan använda tidigare anslag som en riktlinje för att avgöra hur mycket pengar som kommer att göras tillgängliga, och förutom att binda medel innan budgetar antas kan de också överskrida utlovade finansieringsåtaganden om det blir nödvändigt.
När budgetar utvecklas och godkänns skickar myndigheter in ansökningar om finansiering med detaljerade uppdelningar av hur finansieringen kommer att användas. Byråer kan ange att de har använt sin kontraktsbefogenhet för att åta sig finansiering och att pengar kommer att behövas för att täcka dessa skyldigheter. De försöker också förutsäga utgiftsbehov så att tillräckliga medel kommer att avsättas när budgeten antas.
Inom den privata sektorn har någon med uppdragsgivare behörighet att förhandla och teckna avtal för en persons eller moderbolags räkning. Som med en statlig myndighet som förbereder ett kontrakt, kan civila med kontraktsbefogenhet inte personligen producera medlen vid den tidpunkt då kontraktet förhandlas, men eftersom de agerar med laglig befogenhet kommer kontraktet att finansieras. Om det föreligger en tvist handlar det oftast om myndighetens omfattning. Ett företag kan till exempel hävda att det gav någon begränsad kontraktsbefogenhet och att det förkastar det förhandlade avtalet för att det inte uppfyller deras behov, är för kostsamt eller har andra problem.
Vid förhandlingar och ingående av avtal med personer som har avtalsrätt kan det vara lämpligt att få information om gränserna för den behörigheten för att bekräfta att avtalet blir giltigt. Det ska inte antas att eftersom någon säger sig ha kontraktsbefogenhet så har han eller hon det verkligen. När det gäller civila som träffar överenskommelser för arbetsgivares eller klienters räkning bör dokumentation som styrker att befogenhet tas fram.