En inköpsorderförfrågan är det första steget i att lägga en inköpsorder. Begäran kan genereras genom manuell kontroll av lager eller från en automatisk inköpsrekvisition genererad från ett ledningsinformationssystem. I stora tillverkningsverksamheter kanske inköpsavdelningen inte ens är belägen i samma byggnad eller geografiska plats som anläggningen, så ett inköpsorderförfrågan krävs för att få komponenter på beställning.
För små operationer eller ”one man shows” används ofta ett visuellt inventeringssystem istället för det dyrare datoriserade inventeringssystemet. När lagret av en viss produkt blir lågt ringer ägaren helt enkelt leverantören och lägger in en inköpsorderförfrågan. Beroende på typ av verksamhet kan ägaren använda ett kanban- eller tvåfackssystem, vilket innebär att inköpsorderbegäran utlöses när den första behållaren blir tom och den andra behållaren dras.
Den här typen av lagersystem bygger på en visuell kontroll av lagret för att veta när ytterligare produkter ska beställas. När begäran om inköpsorder har bekräftats av leverantören kommer ägaren ofta att tillhandahålla ett kreditkort för att betala för produkten. Alternativt kan ägaren utfärda en inköpsorder, som är en pappersblankett som anger produkten som köps och betalningsvillkoren.
Större verksamheter använder vanligtvis ett ledningsinformationssystem eller ERP-system (Enterprise Resource Planning) för att hålla reda på deras efterfrågan, lager och inköpsorder. Dessa datorbaserade system fungerar genom att en huvudschemaläggare matar in marknadsföringsprognosen. Systemet kommer sedan att jämföra det planerade produktbyggeschemat mot nuvarande färdiga varor, pågående arbete och rålager.
Datorsystemen har en tabell eller fil som inkluderar leverantörens ledtid för varje komponent som används i tillverkningsprocessen. Under systemets jämförelse av produktuppbyggnadsschemat mot lager tar det hänsyn till leverantörens ledtid och genererar en inköpsorderförfrågan för alla komponenter som behöver beställas. De flesta tillverkningsanläggningar arbetar i en just-in-time (JIT) miljö, vilket innebär att systemet planerar för komponenter att anlända precis innan de behövs för tillverkningen. Denna process minskar mängden lagerutrymme som behövs och minskar mängden kapital som binds i lager.
Den resulterande inköpsorderbegäran skickas sedan till komponentleverantörerna av inköpsavdelningen. När leverantörerna bekräftar komponentprissättning, minsta beställningskvantitet och ledtid kommer inköpsteamet att utfärda en fast inköpsorder. Inköpsordern är ett bindande dokument som garanterar att leverantören kommer att betalas vid leverans.