En ansvarig plan är en mekanism för att ersätta anställda som ådrar sig arbetsrelaterade utgifter. Om planen administreras på rätt sätt hanteras den på ett särskilt sätt för skatter. För både arbetsgivare och anställda finns det tydliga fördelar med att sätta upp ersättningar under en ansvarsfull plan. Det är dock viktigt att vara medveten om att de utgifter som yrkas enligt planen är föremål för granskning, eftersom skattemyndigheterna är försiktiga med affärsutgifter som används för skatteavdrag.
Enligt en ansvarsfull plan, när anställda spenderar pengar på arbetsrelaterade förnödenheter och aktiviteter och arbetsgivaren kompenserar dem, anses pengarna inte vara en del av den anställdes inkomst, och den anställde betalar inte skatt på dem. Arbetsgivaren behandlar utgifterna som ett skatteavdrag. För båda parter kan detta arrangemang vara mycket fördelaktigt. Utan en ansvarsfull plan skulle arbetsgivaren behöva behandla ersättningar som löner för skatteändamål, och den anställde skulle behöva betala skatt på dem.
Tre egenskaper måste finnas för att något ska vara en ansvarsfull plan. Den första är att anställda ska få ersättning för utgifter som är tillåtna. Att betala för ett hotellrum under en konferens skulle vara ett exempel på en legitim affärskostnad. Att köpa biljetter till en pjäs under konferensen skulle dock inte räknas under den ansvariga planen såvida det inte krävdes att delta i pjäsen av arbetsskäl.
Det måste också finnas en metod för att logga och rapportera utgifter under redovisningsplanen. Detta inkluderar att skicka in kvitton och noggrant dokumenterade utgiftsredovisningar, logga körsträcka, ta fram kreditkortsutdrag för att visa vilket kreditkort som användes för att betala en utgift, och så vidare. Slutligen, om arbetsgivare förses med överskottsersättningar, som till exempel om en anställd får kontanter i förväg för en resa, måste de extra pengarna returneras i tid. Den dokumentation som förvaras av den anställde bör visa att medel fanns kvar.
I huvudsak följer utgiftsplanen samma regler som folk måste följa när de tar avdrag för utgifter de personligen ådrar sig. Utgifterna måste vara legitima och dokumenterade, med ett tydligt spår av information som visar var, när, hur och varför pengar spenderades. Skattemyndigheterna kan välja att granska denna information och de kan besluta att en del av de påstådda utgifterna inte är legitima och inte borde ha klassificerats enligt den ansvarsskyldiga planen. Människor kan undvika pappersproblem och minska risken för revisioner genom att konsultera en revisor för att få veta mer om tillåtna utgifter.