Eftersom relationer mellan länder kan vara beroende av förmågan för ett land att vara i kommunikation med det andra, eller åtminstone med en person som är fullt behörig att representera sin regering, har många nationer ambassader i främmande länder. På ett främmande lands ambassad finns det vanligtvis minst en person som är titulerad som ambassadör och som står som representant för sitt land. Skulle det uppstå problem eller bekymmer mellan de två länderna, agerar denna person på uppdrag av sin regering och träffar statschefer för att försöka lösa problem eller klargöra hans eller hennes lands hållning i en viss fråga.
I tidigare tider var den vanligaste beteckningen för en utrikesrepresentant minister. Nu kan denna term tillämpas på diplomater som inte har fulla befogenheter och anses vara andra rang. Med andra ord kan denna person arbeta för en befullmäktigad – eller fullt bemyndigad – ambassadör, och kan vara ansvarig för en eller flera avdelningar på en ambassad.
En annan relaterad term är bosatt. En bosatt ambassadör fungerar inte bara som representant för sin nation i ett främmande land, utan är också bosatt i det landet, vanligtvis vid eller nära ambassaden. Titeln är en som väcker respekt, och personer som är anställda i det här jobbet kan kallas herr eller fru ambassadör eller ers excellens.
I USA utses personer som arbetar i denna roll ofta av statschefen – presidenten – och jobbet är inte utan risker. I länder med instabil politisk miljö, eller de länder med betydande fientlighet mot USA, har några blivit mördade, kidnappade eller hållits som gisslan. Även om detta inte är vanligt, innebär jobbet en viss fara, liksom alla politiska ståndpunkter på hög nivå.
Som representant för ett annat land är ett av ambassadörens främsta mål att främja diplomatiska förbindelser mellan två länder. När denna diplomat är auktoriserad att agera för staten kan han eller hon också kunna förmedla avtal, handelsavtal eller eldupphöra med utländska myndigheter. Även om denna diplomat kan ha fulla befogenheter, instrueras han eller hon vanligtvis av sin statschef om vilka villkor i fördrag eller överenskommelser som kommer att vara acceptabla, och kan fortfarande behöva söka godkännande från sin statschef innan någon affärer mellan två eller flera länder cementeras.
Förutom politiska diplomater finns det ett antal personer som kan representera ett land för privata ideella organisationer, som Världshälsoorganisationen. En statschef får inte göra dessa utnämningar, och den som utses kan kallas en ”god vilja”-ambassadör. Ett sådant utnämning ger inte denna typ av agent några särskilda befogenheter, men det kan ge honom eller henne en möjlighet att tilltala statschefer, göra rapporter eller ge rekommendationer baserat på hans eller hennes arbete för en välgörenhetsorganisation eller ideell byrå. Det kan också främja orsaken till att representera ett land som medkännande mot andra nationer. Ett antal högprofilerade skådespelare och skådespelerskor har varit ambassadörer av god vilja till organisationer eller främmande länder.