Umumnya, hanya orang tua siswa atau wali sah yang memiliki akses ke catatan sekolah siswa. Ini termasuk catatan sekolah dasar, sekolah menengah pertama, dan sekolah menengah atas. Tujuan utamanya adalah untuk melindungi privasi siswa. Biasanya ilegal untuk mengungkapkan jenis informasi tertentu kepada pihak ketiga tanpa persetujuan orang tua. Beberapa pengecualian dapat dibuat dalam keadaan darurat atau keadaan luar biasa lainnya. Orang tua biasanya memiliki hak atas informasi bahkan jika mereka bercerai dan tidak berbagi hak asuh anak.
Di AS, Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) adalah undang-undang federal yang menguraikan hak orang tua dan siswa, bersama dengan tanggung jawab distrik sekolah, karena berkaitan dengan catatan sekolah. Ada juga bagian dari undang-undang yang disebut Undang-Undang Pendidikan Individu dengan Disabilitas (IDEA) yang secara khusus membahas hak akses orang tua ke catatan pendidikan khusus anak. Selain mematuhi undang-undang federal, sebagian besar negara bagian telah mengeluarkan aturan dan peraturan mereka sendiri tentang akses ke catatan sekolah.
FERPA menetapkan tiga tanggung jawab dasar distrik sekolah mengenai catatan pendidikan: Mereka harus memberikan hak kepada orang tua untuk melihat catatan anak-anak mereka. Mereka juga harus memberi mereka hak untuk mengoreksi informasi yang terkandung dalam file jika perlu. Terakhir, mereka berkewajiban untuk memberi tahu orang tua ketika mereka mengungkapkan informasi kepada pihak ketiga yang mungkin dianggap berbahaya atau melanggar privasi.
Selain nilai sekolah, sebagian besar catatan sekolah berisi apa yang biasa disebut sebagai informasi direktori. Ini adalah data pribadi tentang seorang siswa yang tidak akan dianggap berbahaya jika dirilis ke pihak ketiga. Invasi privasi biasanya tidak menjadi perhatian ketika mengungkapkan informasi direktori. Beberapa contoh termasuk nama siswa, alamat rumah dan informasi kontak, dan tanggal dia menghadiri sekolah. Dalam banyak kasus, ada informasi tinggi dan berat badan yang diberikan kepada siswa di tim atletik, untuk tujuan rekrutmen perguruan tinggi.
Orang tua biasanya harus mengajukan permintaan tertulis untuk mengakses catatan sekolah anak mereka. Undang-undang negara bagian mungkin berbeda, tetapi sekolah biasanya memiliki waktu 45 hari untuk menanggapi permintaan tersebut. Orang tua non-penahanan juga memiliki hak atas informasi tersebut, tetapi sekolah tidak harus menyediakannya secara cuma-cuma. Mereka dapat meminta orang tua untuk melihat catatan sekolah secara langsung, atau mereka dapat membebankan biaya nominal untuk menyalin dan mengirim dokumen kepada orang tua yang tidak dapat melakukan perjalanan ke sekolah.
Begitu seorang siswa berusia 18 tahun atau mulai bersekolah di lembaga pasca sekolah menengah, hak-hak orang tua berpindah ke siswa tersebut. Namun, ada kasus tertentu di mana orang tua akan memiliki hak berkelanjutan untuk mengakses catatan sekolah anak. Siswa dapat memberikan persetujuan kepada orang tuanya untuk melihat informasi keuangan, misalnya, jika ia dianggap sebagai tanggungan untuk tujuan pajak.