Layanan pelanggan yang buruk biasanya sama dengan bisnis yang buruk karena mengancam retensi pelanggan. Salah satu cara terburuk Anda dapat menangani layanan yang buruk adalah dengan mengabaikannya. Sebagai konsumen atau klien potensial, patronase Anda atau patronase potensial Anda harus sangat dihargai. Ketika Anda tidak diperlakukan sebagaimana seharusnya, ambil inisiatif untuk menghubungi manajemen atau kantor perusahaan. Juga, manfaatkan peluang umpan balik pelanggan.
Anda mungkin menerima layanan pelanggan yang buruk, dan karena sikap staf yang Anda temui, Anda dapat menyimpulkan bahwa tidak ada yang peduli dengan pendapat atau kekhawatiran Anda. Dalam kebanyakan kasus, ini adalah kesalahpahaman yang mengerikan. Bisnis tidak dapat berkembang dengan mengecewakan atau menyinggung basis pelanggan mereka. Mengetahui hal ini, kemungkinan besar akan menganggap serius kekhawatiran Anda jika mereka mengetahuinya.
Namun, sebuah bisnis tidak dapat mengetahui kekhawatiran Anda, kecuali jika Anda membagikannya. Anda dapat melakukan ini dengan memulai dari titik kontak. Ketika Anda menjadi korban layanan buruk, segera minta untuk berbicara dengan manajer. Anda tidak harus menderita dalam diam dan Anda tidak perlu mencoba mencapai resolusi dengan seorang karyawan. Nyatakan sepenuhnya kekhawatiran Anda kepada manajemen dan cari tahu tindakan apa yang akan diambil untuk memperbaiki situasi.
Jika Anda benar-benar puas dengan cara manajemen menangani situasi tersebut, Anda tidak perlu melakukan apa-apa lagi. Jika Anda skeptis tentang resolusi tersebut, kecewa dengan perlakuan yang Anda terima dari manajemen, atau Anda merasa masalah Anda tidak dianggap penting, tulislah surat ke kantor korporat atau pemilik perusahaan. Dalam surat atau email Anda, Anda harus menguraikan apa yang terjadi yang menyebabkan masalah, tindakan apa yang diambil atau dijanjikan oleh manajemen, dan alasan Anda untuk terus khawatir.
Banyak bisnis menyediakan sumber daya bagi pelanggan untuk berkomunikasi tentang pengalaman mereka. Nomor telepon dan alamat email layanan pelanggan sering dicetak pada tanda terima. Kartu komentar sering kali disediakan atau disajikan kepada pelanggan pada akhir transaksi bisnis mereka. Bisnis biasanya memiliki manajer atau rekanan yang berinteraksi dengan pelanggan untuk memberi mereka kesempatan untuk mengungkapkan keprihatinan mereka. Jika Anda mengalami layanan pelanggan yang buruk, manfaatkan alat dan peluang ini.
Mempublikasikan kekhawatiran Anda juga bisa menjadi cara yang efektif untuk menangani layanan pelanggan yang buruk. Sebuah editorial di surat kabar lokal, misalnya, dapat berdampak parah pada bisnis lokal kecil. Blogging adalah cara lain Anda dapat membuat kekhawatiran Anda publik. Jika masalah Anda ditangani untuk kepuasan Anda, Anda tidak perlu melakukan ini. Namun, jika Anda tidak puas bahkan setelah mengambil tindakan lain, Anda harus memberi tahu publik.