Surat banding tertulis adalah dokumen yang tepat ketika ada beberapa jenis keberatan terhadap keputusan yang telah diberikan. Dalam pengaturan hukum, surat banding dapat dibuat oleh seorang pengacara sebagai banding bagi pembuat undang-undang untuk membatalkan keputusan yang saat ini mendefinisikan beberapa aspek hukum setempat. Dalam lingkungan bisnis, surat banding dapat dikeluarkan dari pemasok ke vendor dengan harapan memulihkan hubungan kerja yang hilang atau sebagai sarana bagi karyawan untuk mengajukan petisi kepada majikan untuk membalikkan beberapa perubahan prosedur baru-baru ini. Pada intinya, surat banding hanyalah upaya agar otoritas mempertimbangkan kembali beberapa tindakan atau keputusan yang telah terjadi.
Format sebenarnya untuk surat banding sangat sederhana dan lugas. Dengan sedikit perubahan dari satu lingkungan ke lingkungan lain, format dasar ini berfungsi dengan baik untuk meminta pejabat lokal membalikkan keputusan baru-baru ini untuk mengubah jalan satu arah menjadi jalan dua arah seperti yang dilakukan oleh seorang karyawan untuk meminta majikan mempertimbangkan kembali. perubahan baru-baru ini pada kebijakan liburan. Dalam semua kasus, surat banding harus diketik daripada ditulis tangan dan harus disusun dalam bentuk surat bisnis standar.
Paragraf pembuka surat banding menetapkan siapa yang menulis surat dan apa hubungan penulis dengan masalah yang akan dibahas. Selain menetapkan identitas penulis, paragraf pertama juga secara jelas mengidentifikasi masalah yang sedang diajukan banding. Setelah kedua fakta ini ditetapkan dengan kuat, penulis dapat melanjutkan untuk membuat kasusnya.
Selama paragraf kedua dari banding tertulis, penulis secara singkat meninjau sifat masalah yang menjadi perhatian. Fakta-fakta kunci harus dinyatakan sejelas mungkin, tanpa upaya apapun untuk memasukkan emosi ke dalam pernyataan fakta. Menggunakan format bullet sebagai bagian dari paragraf ini mungkin berguna untuk menarik perhatian khusus pada alasan di balik keputusan saat ini.
Setelah menetapkan fakta-fakta yang digunakan untuk mencapai keputusan saat ini, surat banding bergerak untuk mulai mengajukan kasus untuk mempertimbangkan kembali keputusan itu. Di sini penulis akan menggunakan fakta-fakta lain untuk membantah dasar keputusan awal. Idenya adalah untuk memberikan alasan yang cukup bagi keputusan untuk ditinjau kembali dengan meninjau informasi yang digunakan sebelumnya bersama dengan informasi baru ini yang menjadi perhatian dalam surat banding. Seperti paragraf kedua, bagian dari surat banding ini mungkin menggunakan peluru sebagai cara untuk menarik perhatian pada fakta-fakta yang sangat relevan dengan situasi.
Paragraf penutup surat banding seharusnya hanya merangkum posisi penulis dan mendesak penerima surat untuk mempertimbangkan semua fakta yang disajikan sebagai dasar untuk membalikkan keputusan saat ini. Semua kata-kata yang digunakan dalam paragraf ini harus ditujukan untuk mempromosikan pendekatan yang adil dan tidak memihak terhadap evaluasi ulang, tanpa menimbulkan persepsi negatif tentang siapa pun yang terlibat dalam pengambilan keputusan yang sekarang sedang dalam proses banding.
Faktanya, penting bahwa surat banding tetap relatif bebas dari segala jenis emosi yang mengisyaratkan kurangnya kecerdasan atau perhatian terhadap detail dari siapa pun yang terlibat dalam membuat keputusan awal. Tujuan dari surat banding bukanlah untuk merendahkan keterampilan atau proses berpikir orang lain atau sekelompok orang. Untuk alasan ini, penulis surat banding harus membatasi kata-kata emosional apa pun pada deskripsi dukungannya untuk pertimbangan ulang atas keputusan tersebut.
Juga penting bahwa paragraf penutup surat banding memberikan informasi tentang bagaimana pembaca dapat menghubungi penulis untuk interaksi lebih lanjut mengenai masalah tersebut. Terlepas dari sifat masalah yang sedang dipertimbangkan, berterima kasih kepada pembaca atas waktunya sangat penting untuk mempertahankan sikap profesional.