Ada berbagai keadaan yang akan menentukan bahwa seseorang menulis surat pengabaian. Surat semacam itu biasanya digunakan untuk membebaskan satu pihak dari jenis kewajiban tertentu. Dalam menulis surat pengabaian, penting untuk terlebih dahulu mengakui bahwa ada risiko tertentu dan kemudian melepaskan hak apa pun untuk meminta pertanggungjawaban pihak yang dituju atas kerugian apa pun yang berasal dari risiko tersebut. Meskipun Anda mengikuti instruksi tersebut, bagaimanapun, pengadilan mungkin tidak memberlakukan pelepasan tanggung jawab jika kerugian yang diderita adalah karena kelalaian pihak yang dimaksud atau penegakan pelepasan akan bertentangan dengan kebijakan publik.
Langkah pertama dalam menulis surat pengesampingan yang efektif adalah mengakui risiko yang merupakan sumber potensi bahaya. Dengan mengakui risiko, tersirat bahwa pelepasan tanggung jawab dilakukan secara sadar, yang merupakan keharusan untuk penegakan. Misalnya, jika surat pengabaian sedang ditulis untuk keanggotaan ke gym, pengakuan dapat menyatakan “Saya mengakui risiko bawaan cedera pribadi yang berasal dari penggunaan peralatan olahraga.”
Item lain yang diperlukan dalam surat pengabaian adalah pengabaian eksplisit dari tanggung jawab apa pun dari kerugian apa pun yang mungkin terjadi karena risiko yang diakui. Penting untuk tidak hanya menyatakan secara eksplisit jenis kerugian, tetapi juga mengidentifikasi pihak yang ingin Anda lepas tanggung jawabnya. Melanjutkan contoh sebelumnya mengenai keanggotaan gym, pengabaian dapat menyatakan “Saya membebaskan The Gym untuk cedera pribadi yang mungkin saya derita karena penggunaan peralatan olahraga The Gym.” Yang diperlukan selain itu adalah tanda tangan dari orang yang melepaskan hak untuk meminta pertanggungjawaban pihak lain.
Meskipun surat pengabaian mungkin berisi semua hal di atas dan mungkin sepenuhnya valid, itu mungkin tidak berlaku dalam setiap situasi. Misalnya, jika seorang anggota gym yang menandatangani surat pernyataan yang serupa melukai dirinya sendiri karena peralatan yang tidak dirawat dengan baik, pelepasan tanggung jawab mungkin tidak berlaku. Alasan untuk ini adalah bukan penggunaan normal dari peralatan yang mengakibatkan cedera anggota. Sebaliknya, pemeliharaan yang lalai oleh perusahaanlah yang menjadi penyebab langsung cederanya.
Selain itu, beberapa situasi membuat penegakan pengabaian tersebut bertentangan dengan kebijakan publik dan dengan demikian tidak ditegakkan oleh pengadilan. Salah satu contohnya adalah pasien yang memasuki operasi yang melepaskan hak atas klaim malpraktik potensial terhadap ahli bedah yang berasal dari operasi. Meskipun mungkin tergantung pada aturan yurisdiksi, tidak mungkin pengadilan akan menegakkan kesepakatan seperti itu karena akan meminimalkan pentingnya ketekunan dalam perawatan kesehatan.