Apa yang Dilakukan Manajer Dokumentasi?

Manajer dokumentasi sering kali bertanggung jawab atas tim spesialis saat mereka membuat dokumentasi teknis. Manajer mungkin bertanggung jawab atas anggaran departemen dan kualitas pekerjaan yang dihasilkan. Pemahaman tentang teknologi, keterampilan komunikasi yang sangat baik dan kemampuan untuk bekerja dengan orang lain sangat membantu bagi seseorang yang tertarik dengan karir manajemen dokumentasi.

Manajer ini sering memimpin tim penulis teknis dan komunikator teknis lainnya. Seorang manajer dokumentasi mungkin memiliki tanggung jawab untuk mempekerjakan dan memecat, dan mengevaluasi kinerja anggota tim. Selain itu, manajer dapat menugaskan pekerjaan ke tim spesialis dokumentasinya, dan mengembangkan rencana pelatihan untuk membantu mereka meningkatkan keterampilan mereka.

Tugas lain yang mungkin jatuh ke manajer dokumentasi termasuk mengembangkan anggaran dan mengelolanya. Ini mungkin melibatkan penyeimbangan waktu yang diberikan anggota tim untuk mengerjakan sebuah proyek dengan tingkat kualitas yang dibutuhkan. Manajer dapat membantu mengembangkan proses, prosedur, dan standar kualitas untuk timnya. Di beberapa organisasi, manajer dokumentasi juga dapat membantu dalam pembuatan komunikasi teknis, seperti manual pelatihan tercetak, bantuan online, dan spesifikasi teknis.

Bidang ini seringkali sangat bergantung pada teknologi. Manajer dokumentasi mungkin perlu meluangkan waktu untuk mempelajari tren yang memengaruhi industri organisasinya, serta alat dan prosedur timnya. Namun, tidak semua tren akan bersifat teknis. Misalnya, peningkatan populasi imigran di suatu daerah dapat berarti bahwa dokumentasi harus tersedia dalam berbagai bahasa, bukan hanya satu bahasa.

Setiap organisasi yang menghasilkan dokumentasi teknis yang perlu dibuat, didistribusikan, dan dilacak dapat mempekerjakan manajer dokumentasi. Beberapa contoh dari jenis organisasi ini termasuk pengembangan perangkat lunak dan perusahaan utilitas. Organisasi lain yang dapat mempekerjakan manajer jenis ini adalah produsen produk industri, kimia, atau teknis.

Gelar empat tahun di bidang terkait seperti komunikasi atau penulisan teknis dapat membantu seseorang yang tertarik menjadi manajer dokumentasi. Keterampilan menulis biasanya penting, dan keterampilan desain grafis dasar dapat membantu. Calon manajer dapat memulai karirnya sebagai penulis teknis atau komunikator. Saat dia memperoleh keterampilan dan pengalaman, dia mungkin ingin melamar posisi manajemen.

Beberapa sifat yang membantu untuk mencari pekerjaan manajer dokumentasi termasuk perhatian terhadap detail, dan keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik. Manajer harus dapat dengan cepat memahami konsep teknis dan menerjemahkannya dengan cara yang dapat dipahami oleh audiens non-teknis. Dia harus dapat bekerja secara efektif dengan timnya dan karyawan lainnya. Manajer mungkin perlu bernegosiasi dengan rekan-rekannya mengenai bantuan bawahan mereka dalam proyek penulisan sebagai ahli materi pelajaran (UKM).