Koordinator penerimaan biasanya dipekerjakan oleh sekolah dan universitas, dan di banyak bidang industri perawatan kesehatan, termasuk rumah sakit, panti jompo, dan fasilitas perawatan darurat. Dalam posisi terkait pendidikan, koordinator penerimaan memutuskan calon siswa mana yang memenuhi persyaratan sekolah untuk hadir dan harus mematuhi kebijakan dan peraturan sekolah saat memutuskan pelamar mana yang akan diterima dan ditolak. Ketika seorang calon siswa tertarik pada sekolah, uraian tugas koordinator penerimaan termasuk memberikan paket informasi kepada siswa dan keluarganya, membantu individu dengan proses aplikasi, memastikan bahwa kuota penerimaan sekolah terpenuhi dan melakukan tur dan orientasi siswa. Dalam pengaturan perawatan kesehatan, koordinator penerimaan bertanggung jawab untuk memperoleh informasi keuangan, medis dan pribadi tentang pasien dan pihak yang bertanggung jawab secara finansial sebelum dia dirawat di fasilitas medis.
Dalam lingkungan pendidikan, tugas koordinator penerimaan pertama adalah memastikan bahwa semua calon siswa menerima paket informasi lengkap tentang program bantuan keuangan, disiplin akademik dan kegiatan ekstrakurikuler yang ditawarkan sekolah. Perwakilan penerimaan juga membahas masalah dan pertanyaan siswa dan keluarga mereka, dan menjelaskan berbagai jalur gelar yang dapat diputuskan untuk ditempuh oleh siswa. Setelah siswa membuat keputusan untuk menghadiri sekolah, koordinator membantunya memperoleh informasi yang diperlukan, seperti catatan akademik dan transkrip yang diperlukan untuk melengkapi aplikasi, dan kemudian membantunya melalui proses aplikasi. Dia juga dapat membantu menjadwalkan wawancara bantuan keuangan bagi siswa untuk menentukan apakah dia memenuhi syarat untuk pinjaman siswa, hibah atau beasiswa.
Sepanjang tahun ajaran, koordinator penerimaan juga akan memberikan tur kampus kepada calon siswa dan keluarganya. Koordinator mewakili sekolah secara keseluruhan, dan harus memiliki keterampilan berbicara di depan umum dan komunikasi yang baik agar dapat menjawab pertanyaan dari siswa dengan benar. Dia juga menyelenggarakan orientasi siswa dan open house, dan memelihara catatan dan file penerimaan untuk siswa dan individu saat ini yang berharap untuk menghadiri sekolah. Selain itu, perwakilan penerimaan memainkan peran penting dalam menghasilkan rujukan bagi calon siswa dari siswa saat ini dan sekolah lain, dan terkadang diperlukan untuk memenuhi pedoman kuota rujukan.
Koordinator penerimaan di sektor kesehatan berfungsi sebagai wajah departemen medis untuk pasien yang datang. Sementara beberapa pasien tiba di fasilitas untuk menjalani prosedur, tes, dan pemeriksaan rutin, yang lain mungkin tiba di klinik atau rumah sakit karena kondisi serius atau mengancam jiwa. Ini adalah tanggung jawab koordinator penerimaan untuk memberikan dorongan dan kepastian kepada pasien sambil secara bersamaan memperoleh informasi yang diperlukan untuk memproses dokumennya secara akurat, termasuk namanya, informasi kontak, alamat, tanggal lahir serta pekerjaan dan informasi asuransi di yurisdiksi di mana asuransi diperlukan. Rumah sakit dan fasilitas medis mengandalkan informasi ini untuk merawat pasien dengan benar, menagih pihak yang tepat, dan memberikan hasil kepada departemen rekam medis di fasilitas tersebut.
Setelah koordinator penerimaan medis mengumpulkan informasi, ia memasukkannya ke dalam sistem komputer fasilitas medis dan mengirimkan data ke departemen yang sesuai. Jenis koordinator ini juga memberikan informasi kepada pasien dan keluarganya serta orang-orang terkasih tentang kebijakan medis dan privasi fasilitas serta jawaban atas pertanyaan tentang persyaratan pembayaran, jam berkunjung, dan pertanyaan lain yang mungkin dimiliki pasien atau keluarganya saat masuk. Koordinator harus memiliki keterampilan komputer dan organisasi serta kasih sayang dan keterampilan komunikasi yang sangat baik.