Sekretaris adalah asisten yang membantu para profesional untuk melakukan tugas-tugas seperti menjawab telepon, melakukan korespondensi, mengajukan kertas kerja, dan melakukan tugas entri data. Dalam kebanyakan kasus, sekretaris adalah komunikator yang sangat baik yang mampu menyusun memo yang jelas dan ringkas dan untuk berkomunikasi dengan pengunjung kantor. Banyak profesional di berbagai bidang bergantung pada sekretaris mereka untuk menjaga kantor mereka tetap teratur, menjadwalkan janji temu, mengumpulkan informasi, dan dalam banyak kasus untuk memastikan bahwa semua dokumen penting diserahkan kepada kolega, klien, dan badan pengatur dengan informasi yang lengkap dan akurat. . Salah satu tip terpenting untuk mempekerjakan seorang sekretaris adalah memastikan bahwa iklan lowongan pekerjaan memberikan daftar kualifikasi dan persyaratan pekerjaan yang lengkap dan terperinci. Beberapa tips penting lainnya untuk mempekerjakan seorang sekretaris adalah dengan menggunakan sejumlah sumber berbeda untuk menemukan kandidat pekerjaan, menulis pertanyaan wawancara sebelumnya, dan menyadari bahwa lebih baik membuat keputusan yang cerdas daripada membuat keputusan yang cepat.
Beberapa profesional cukup beruntung untuk menemukan sekretaris yang telah direkomendasikan kepada mereka oleh rekan kerja. Dalam kasus ini, bahkan mungkin tidak perlu mengisi iklan pekerjaan. Namun, seringkali, mempekerjakan seorang sekretaris membutuhkan penyelesaian iklan lowongan pekerjaan. Ini adalah dokumen yang memberi tahu calon pekerja potensial bahwa seorang profesional sedang mencari asisten dan yang juga harus mencantumkan kualifikasi yang harus diperoleh pelamar sebelum mengirimkan resume.
Seorang profesional yang mempekerjakan sekretaris untuk kantor bisnis biasa mungkin hanya mencantumkan bahwa asisten yang ideal memiliki pengalaman bertahun-tahun berkomunikasi dengan profesional bisnis, melakukan entri data, dan menggunakan perangkat lunak penjadwalan dan penagihan. Namun, di bidang yang lebih khusus, seperti di bidang hukum dan medis, mempekerjakan seorang sekretaris mungkin mengharuskan para profesional untuk memahami berbagai jenis sertifikasi. Sebagian besar dokter, misalnya, mempekerjakan sekretaris yang memiliki pelatihan dan sertifikasi dalam penyimpanan catatan medis atau penagihan dan pengkodean medis di bidang-bidang di mana asuransi merupakan faktornya.
Penting juga untuk mengirim pemberitahuan lowongan pekerjaan ke sejumlah sumber yang berbeda. Saat mempekerjakan seorang sekretaris, ada baiknya untuk mengirimkan iklan ke surat kabar lokal, situs web, dan sumber daya lain yang digunakan oleh individu yang mungkin mencari pekerjaan di bidang yang relevan. Seorang pengacara, misalnya, mungkin mengirim iklan pekerjaan ke pusat pelatihan paralegal lokal, sementara dokter mungkin mengirim pemberitahuan ke program administrasi kesehatan setempat.