Mengatur dokumen merupakan aspek penting dalam menjalankan rumah atau kantor yang efisien. Dokumen penting dapat menjadi beban jika tidak disimpan dengan benar, jadi memanfaatkan salah satu dari banyak metode organisasi yang berbeda dapat membantu menjaga sistem pengarsipan berjalan dengan lancar. Sistem penyimpanan kertas dan elektronik adalah dua metode yang paling populer. Dalam masing-masing ada banyak kesempatan untuk mengatur dengan standar abjad atau dengan kepentingan. Selain itu, ada beberapa aturan tentang menyingkirkan dokumen yang membantu menjaga sistem organisasi file apa pun pada tingkat yang dapat dikelola.
Metode paling tradisional untuk mengatur dokumen adalah dengan menggunakan folder fisik dan lemari arsip. Sistem manajemen dokumen ini memungkinkan penyimpanan dokumen dan dokumen dalam jumlah besar. Folder kardus tebal diisi dengan dokumen dan kemudian ditempatkan di dalam lemari arsip. Kebanyakan lemari arsip memungkinkan folder untuk menggantung dari satu set rel logam untuk gerakan cepat dan reorganisasi.
Solusi yang lebih modern untuk menjaga keamanan dokumen dan terus tersedia adalah dengan menggunakan komputer. Apakah dokumen dipindai dan disimpan secara online atau perangkat lunak pengorganisasian digunakan, ini membantu mengurangi kekacauan. Pengorganisasian dokumen secara elektronik menempatkan replika digital dari dokumen penting baik secara online atau pada hard drive sehingga dapat diakses dengan cepat di lain waktu. Ini menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan file kertas, yang dapat menghabiskan banyak ruang di rumah atau kantor mana pun.
Tidak masalah apakah dokumen disimpan secara elektronik atau dalam bentuk fisik, ada beberapa metode berbeda yang dapat menjaga agar file tidak menjadi campur aduk yang membingungkan. Mengurutkan abjad file elektronik dan fisik adalah cara sederhana untuk mengatur dokumen yang membuatnya tersedia untuk pengambilan cepat. Mengatur file berdasarkan kategori juga berguna karena membagi folder digital dan kertas menjadi “Mobil”, “Rumah”, “Pajak”, dan berbagai kategori bisnis meningkatkan efisiensi. Metode lain adalah dengan membagi file fisik berdasarkan kepentingannya sehingga jika dokumen perlu dihapus dalam keadaan darurat, potongan yang paling penting tersedia dengan cepat.
Membuang file juga merupakan metode yang bagus untuk mengatur dokumen karena menjaga koleksi file elektronik dan fisik dari mengambil terlalu banyak ruang. Aturan umum adalah bahwa semua dokumen pajak harus disimpan setidaknya tiga tahun. Pegang dokumen pajak yang rumit, seperti informasi audit dan dokumen wiraswasta, selama enam tahun. Namun, barang-barang lainnya harus disimpan selamanya, seperti kartu jaminan sosial, akta kelahiran, dan akta nikah.