Surat penunjukan adalah dokumen yang diberikan majikan kepada karyawan baru. Secara khusus, surat penunjukan memberi tahu pelamar bahwa dia telah ditunjuk untuk posisi tertentu. Termasuk dalam isi surat itu adalah masalah-masalah yang berkaitan dengan penunjukan, seperti tanggal mulai dan gaji yang ditawarkan. Manfaat seperti asuransi dan hari libur juga dibahas dalam surat janji temu. Pekerja lain, seperti sukarelawan atau pekerja magang, juga dapat menerima surat penunjukan setelah melamar posisi di suatu organisasi.
Saat terlibat dalam proses perekrutan karyawan, pemberi kerja biasanya menyaring banyak pelamar sebelum sampai pada keputusan akhir tentang siapa yang akan dipekerjakan. Setelah keputusan itu dibuat, pemberi kerja menghubungi pelamar terpilih untuk memperpanjang tawaran pekerjaan. Sementara karyawan baru sering diberi tahu melalui telepon tentang keputusan majikan, banyak yang menerima surat janji temu dengan rincian lengkap tentang posisi tersebut. Dalam banyak kasus, panggilan telepon mendahului surat resmi dengan yang terakhir dianggap sebagai pemberitahuan yang lebih resmi atau formal.
Surat-surat seperti ini diberikan kepada karyawan penuh dan paruh waktu, serta ketika sebuah perusahaan mempekerjakan karyawan sementara. Sebagian besar surat penunjukan bervariasi dalam kata-kata persis yang digunakan, tetapi semuanya menawarkan pengumuman resmi pekerjaan. Surat profesional disiapkan di atas kop surat perusahaan dan mencantumkan nama lengkap karyawan baru. Gaji secara khusus dinyatakan dalam surat penunjukan, serta tanggal pembayaran dan manfaat apa pun yang ditawarkan berdasarkan ketentuan kerja. Meskipun pemberi kerja yang memberikan surat penunjukan kepada pemohon, merupakan kebijakan bisnis dari beberapa pemberi kerja untuk tidak mempertimbangkan pejabat penunjukan sampai penerima menandatangani, memberi tanggal dan mengembalikan surat tersebut meskipun persetujuan lisan telah dibuat.
Dalam beberapa kasus, surat penunjukan juga dapat diberikan kepada pekerja magang atau sukarelawan yang telah melamar posisi tertentu. Misalnya, seorang sukarelawan yang mendaftar untuk mengikuti program pendampingan yang difasilitasi oleh LSM atau lembaga nonprofit mungkin menerima surat penunjukan setelah mengajukan aplikasi dan menjalani proses penyaringan oleh staf lembaga tersebut. Dalam kasus seperti itu, surat penunjukan akan menyertakan informasi tentang posisi sukarelawan, seperti jumlah jam yang dibutuhkan setiap bulan dan aturan program itu. Seperti halnya surat bisnis jenis ini, seorang sukarelawan akan menandatangani dan memberi tanggal pada surat tersebut sebelum mengembalikannya jika posisi tersebut diterima.