Juga dikenal sebagai surat pembubaran, surat pembubaran adalah dokumen yang disiapkan oleh satu entitas untuk memberi tahu entitas lain bahwa hubungan bisnis saat ini tidak akan berlanjut. Biasanya, teks surat akan menyebutkan alasan pembubaran hubungan, serta mencatat tanggal pembubaran akan bersifat final. Surat jenis ini dapat dirancang untuk digunakan antara mitra bisnis, perusahaan, atau bahkan antara pelanggan dan pemasok.
Salah satu contoh yang lebih umum dari surat pembubaran berkaitan dengan pemutusan kontrak yang ada. Seringkali, pemutusan hubungan kerja disebabkan oleh beberapa pelanggaran terhadap syarat dan ketentuan yang terdapat dalam perjanjian yang mengatur hubungan tersebut. Dalam skenario ini, klien dapat memberi tahu vendor atau pemasok bahwa karena ketidakmampuan vendor untuk mematuhi ketentuan kontrak, klien memilih untuk membubarkan atau mengakhiri hubungan kerja mereka. Teks surat biasanya mengutip persyaratan tertentu dalam kontrak yang tidak dipatuhi, dan juga memberikan tanggal tertentu di mana klien tidak akan lagi melakukan bisnis dengan vendor.
Contoh lain dari surat pembubaran berkaitan dengan pemutusan hubungan kontraktual antara mitra bisnis. Seringkali, ide di sini adalah untuk memutuskan hubungan karena perbedaan cara bertransaksi bisnis, atau arah yang harus diambil oleh usaha patungan. Seperti bentuk-bentuk lain dari jenis surat ini, pengirim akan mengidentifikasi alasan khusus untuk pembubaran kemitraan dan tanggal pemutusan hubungan secara resmi. Isi lain, seperti ketentuan yang menentukan mengenai penyelesaian utang yang diperoleh selama usaha patungan, juga dapat dimasukkan dalam teks surat pembubaran, atau dibahas lebih rinci dalam dokumen lain yang menyertai surat itu.
Perusahaan yang bersiap untuk menghentikan operasi juga dapat menyiapkan dan mendistribusikan surat pembubaran kepada pelanggannya. Di sini, tujuannya biasanya untuk memberi tahu klien tentang penutupan perusahaan yang akan datang, termasuk tanggal bahwa bisnis akan berhenti diakui sebagai badan hukum. Dalam situasi di mana pengaturan telah dibuat untuk mentransfer akun klien ke pemasok atau vendor lain, surat pembubaran sering kali menyertakan informasi kontak untuk pemasok baru tersebut.
Di beberapa negara, unsur tertentu harus dicantumkan dalam surat pembubaran agar dokumen tersebut diakui sah dan mengikat. Untuk alasan ini, peninjauan surat oleh penasihat hukum sebelum mengirimkan dokumen biasanya merupakan ide yang baik. Pengacara akan mengetahui informasi apa yang harus disertakan agar dokumen tersebut berfungsi sebagai pemberitahuan resmi pembubaran hubungan bisnis, dan dokumen lain apa yang harus disiapkan dan diajukan untuk mengakhiri hubungan antara pengirim dan penerima sepenuhnya. .