Siklus pengeluaran adalah jenis proses yang membantu untuk menentukan apa yang terjadi dari titik di mana bisnis atau konsumen memutuskan bahwa pembelian barang atau jasa tertentu diperlukan hingga pembelian dibayar penuh. Jumlah dan jenis langkah yang termasuk dalam siklus akan bervariasi, berdasarkan kerumitan penelitian dan pada akhirnya memperoleh izin untuk melakukan pembelian. Prosesnya mungkin lebih rumit berdasarkan kebijakan dan prosedur yang terlibat dalam memutuskan kapan dan bagaimana melakukan pembayaran tender untuk pembelian tersebut.
Bagi banyak perusahaan, siklus pengeluaran dimulai dengan pemberian izin untuk melakukan pembelian tertentu. Biasanya, pihak yang ingin melakukan pembelian harus menyerahkan apa yang dikenal sebagai formulir permintaan kepada agen atau departemen pembelian. Jika agen meninjau permintaan dan menemukan bahwa barang yang diminta berada dalam pedoman harga dan batasan anggaran perusahaan, langkah berikutnya dalam siklus melibatkan penerbitan nomor pesanan pembelian. Pada saat itu, pihak yang mengajukan permintaan awal dapat menghubungi vendor resmi dan memesan, dengan hati-hati mencatat bahwa nomor pesanan pembelian yang diberikan oleh agen pembelian harus dimasukkan sebagai bagian dari detail yang ditemukan pada faktur pesanan.
Setelah pesanan ditempatkan dan barang yang diminta dikirim, langkah selanjutnya dalam siklus pengeluaran melibatkan akuntansi untuk penerimaan barang dan membebankan biaya ke departemen atau divisi tertentu dalam struktur perusahaan. Tergantung pada jenis perusahaan yang terlibat, item tersebut dapat ditempatkan ke dalam persediaan aktif sampai benar-benar dicairkan ke departemen tertentu. Misalnya, bahan mentah yang digunakan dalam pembuatan barang yang ditawarkan perusahaan untuk dijual dapat disimpan di gudang perusahaan sampai dilepaskan dan dibebankan ke departemen yang berfungsi sebagai penghubung pertama dalam proses manufaktur.
Langkah terakhir dalam siklus pengeluaran melibatkan penjadwalan pembayaran untuk barang yang dibeli. Dalam beberapa kasus, siklusnya sangat singkat, seperti saat pembayaran harus dilunasi pada saat pengiriman. Di lain waktu, bagian akhir dari siklus pengeluaran ini dapat mengatur faktur terutang saat ini berdasarkan tanggal jatuh tempo yang ditetapkan oleh vendor, dengan tim hutang dagang meninjau dan menyetujui setiap faktur untuk pembayaran. Pada saat itu, pembayaran dijadwalkan untuk dilakukan pada atau sebelum tanggal jatuh tempo aktual yang tercantum pada faktur. Bergantung pada kebijakan perusahaan, pembayaran itu mungkin dalam bentuk transfer elektronik yang dilakukan ke rekening vendor, atau cek kertas yang disiapkan dan dikirimkan ke alamat pengiriman uang yang disediakan oleh vendor. Biasanya, siklus pengeluaran dianggap selesai setelah pembayaran diproses dan dikliringkan oleh bank penerbit.