Rencana penggantian adalah strategi terstruktur untuk membayar kembali individu yang telah mengeluarkan biaya atas nama entitas lain. Contoh paling umum dari jenis rencana ini berkaitan dengan menutupi biaya yang dikeluarkan oleh karyawan saat mereka melaksanakan tanggung jawab pekerjaan mereka. Rencana jenis ini memungkinkan untuk memastikan karyawan diganti pada waktu yang tepat, sementara juga membantu pemberi kerja dalam menyimpan catatan yang akurat mengenai seluruh biaya yang terkait dengan kinerja tugas yang diberikan.
Rencana penggantian biaya dapat disusun sebagai akuntabel dan non akuntabel. Rencana yang akuntabel meminta karyawan untuk menyerahkan tanda terima untuk biaya yang memenuhi syarat untuk penggantian. Rencana penggantian yang tidak dapat dipertanggungjawabkan mencakup pengeluaran yang tidak memerlukan tanda terima, meskipun karyawan harus menyatakan pengeluaran tersebut secara tertulis sebelum dia mendapatkan penggantian. Misalnya, seorang karyawan yang mengajak klien makan malam harus menunjukkan kwitansi makan untuk mengganti biayanya. Pada saat yang sama, jika karyawan menggunakan kendaraan pribadinya dalam menyelesaikan tugas atas nama majikan, dia menyerahkan jumlah total jarak tempuh yang digunakan, biasanya pada voucher pengeluaran atau formulir klaim. Majikan menentukan jumlah penggantian yang dikeluarkan, berdasarkan peraturan dan praktik yang berlaku saat ini.
Dalam hal pemotongan pajak, seorang karyawan yang berpartisipasi dalam rencana penggantian biasanya tidak diperbolehkan untuk mengklaim biaya kompensasi sebagai pengurang pengembalian pajak penghasilan pribadi mereka. Majikan dapat mengklaim biaya yang diganti sebagai pengurangan, dengan tunduk pada ketentuan yang terkandung dalam undang-undang perpajakan yang saat ini berlaku di yurisdiksi tempat perusahaan berada. Di beberapa negara, karyawan mungkin harus menyatakan bentuk penggantian tertentu sebagai pendapatan, terutama dalam situasi seperti jarak tempuh di mana tidak ada pengeluaran langsung yang didokumentasikan secara khusus.
Berbagai biaya dapat tercakup dalam rencana penggantian. Karyawan yang melakukan perjalanan sebagai bagian dari pekerjaan mereka sering kali diizinkan untuk menyerahkan biaya seperti tiket pesawat, penginapan, sewa mobil, dan makanan untuk penggantian biaya. Seorang karyawan juga dapat diberi kompensasi untuk biaya yang dikeluarkan saat mengerjakan proyek khusus untuk perusahaan, seperti melayani sebagai perwakilan bisnis di acara lokal. Seringkali, peraturan pemerintah menentukan ruang lingkup dari apa yang dianggap sebagai biaya yang dapat diganti, dan prosedur apa yang harus diikuti agar pemberi kerja dapat mengklaim biaya yang diganti saat mengajukan pengembalian pajak. Peraturan ini biasanya membentuk kebijakan dan prosedur internal yang digunakan oleh bisnis untuk menyusun dan melaksanakan rencana penggantian biaya.