Terkadang karyawan perlu mengeluarkan biaya tertentu untuk menjalankan bisnis setiap hari. Mengemudi kendaraan pribadi untuk menjalankan tugas perusahaan atau melakukan panggilan penjualan terkadang diperlukan, tetapi dapat menjadi biaya yang mahal jika seorang anggota staf harus membayarnya sendiri. Dari waktu ke waktu, individu mungkin juga perlu membeli perlengkapan kantor atau mengambil bahan untuk kampanye atau proyek dan menggunakan dana pribadi untuk membayar barang-barang tersebut. Ketika jenis pengeluaran ini terjadi, sebagian besar perusahaan menawarkan penggantian biaya karyawan.
Selain pembelian bisnis yang nyata, biaya perjalanan lokal sering dimasukkan dalam laporan pengeluaran untuk penggantian biaya karyawan. Kompensasi untuk jarak tempuh, biaya parkir dan biaya serupa biasanya memenuhi syarat. Demikian juga, perjalanan bisnis ke luar kota juga sering diganti. Biaya tak terduga seperti tiket pesawat, naik taksi, tip, biaya sewa mobil, akomodasi hotel, dan makan di restoran semuanya dapat tercakup dalam rencana kompensasi pemberi kerja.
Namun, anggota staf harus memahami kebijakan penggantian biaya karyawan sebelum membelanjakan uang mereka sendiri. Perusahaan biasanya memiliki kriteria khusus yang menguraikan pengeluaran apa yang ingin ditanggung oleh pemilik bisnis. Banyak pengeluaran harus disetujui terlebih dahulu untuk mencegah orang melakukan pembelian yang tidak sah, seperti meja kantor baru, dan kemudian mengharapkan perusahaan untuk membayarnya.
Karena pemilik bisnis biasanya menetapkan anggaran internal, barang-barang mahal yang tidak diotorisasi dapat memberikan beban besar pada keuangan perusahaan. Orang-orang yang tidak mengikuti kebijakan penggantian biaya karyawan kemungkinan besar permintaan mereka untuk pembayaran kembali ditolak. Hal yang sama mungkin juga berlaku untuk biaya telepon yang berlebihan atau biaya lain yang melebihi tunjangan yang dapat diterima.
Pada akhir setiap bulan, anggota staf biasanya diminta untuk memberikan laporan pengeluaran yang lengkap kepada manajer mereka. Formulir standar ini adalah di mana seorang individu biasanya mencantumkan semua pengeluaran bisnis yang dia keluarkan selama sebulan. Dia harus memasukkan alasan pengeluaran keuangan dan nomor pekerjaan terkait atau indikator lain ketika berhubungan dengan klien atau proyek tertentu.
Semua tanda terima terkait yang dikumpulkan sepanjang bulan harus dilampirkan pada permintaan penggantian biaya karyawan. Selain itu, setiap otorisasi tertulis juga harus diserahkan untuk verifikasi pengeluaran yang telah disetujui sebelumnya dan sah. Sebelum menyerahkan laporan dan kuitansi, adalah bijaksana bagi anggota staf untuk membuat salinan segala sesuatu jika dokumen majikan hilang atau salah tempat.