Apa itu Pemisahan Tugas?

Pemisahan tugas adalah penggunaan beberapa personel untuk melakukan tugas untuk membatasi kemungkinan penipuan, pencurian, dan kesalahan. Dengan memecah tugas menjadi komponen yang ditangani oleh anggota staf yang berbeda, perusahaan dapat mencegah aktivitas yang tidak diinginkan dan melakukan kontrol kualitas yang lebih baik. Ini bisa menjadi tantangan di perusahaan kecil di mana stafnya mungkin terlalu terbatas, tetapi di perusahaan besar itu bisa menjadi bagian penting dari program keamanan. Di beberapa daerah, undang-undang secara khusus mengamanatkan pemisahan tugas untuk tugas-tugas sensitif; dalam contoh yang sangat penting, kapten kapal tidak dapat meluncurkan rudal jelajah tanpa mengikuti rantai komando yang sangat spesifik dan terpisah.

Di tempat kerja di mana pemisahan tugas digunakan, tugas dipecah menjadi tiga fase berbeda. Pada tahap pertama, seseorang harus menyetujui suatu kegiatan, seperti mengeluarkan komputer untuk anggota staf baru atau menghasilkan gaji. Pada fase kedua, seseorang benar-benar perlu melakukan tugas; seorang anggota departemen komputasi menyediakan komputer untuk anggota staf, misalnya, dan staf menandatanganinya. Akhirnya, komponen ketiga melibatkan audit untuk memastikan tugas dilakukan dengan tepat.

Pemisahan tugas membutuhkan anggota staf yang berbeda di setiap titik. Anggota staf yang bertanggung jawab atas otorisasi tidak dapat benar-benar melakukan aktivitas, sehingga membatasi peluang karyawan untuk mengambil inisiatif sendiri untuk melakukan hal-hal seperti mengumpulkan dana dari perusahaan. Memisahkan audit berarti bahwa sebelum mengotorisasi suatu tugas, seorang karyawan perlu memastikan bahwa tugas tersebut sesuai, karena auditor akan menandainya jika ada masalah. Demikian juga, memisahkan auditor dan orang-orang yang menyelesaikan tugas berarti bahwa anggota staf yang terpisah menyelidiki klaim tugas yang tidak diselesaikan dengan benar dan secara berkala mengaudit kinerja tugas untuk memastikan tidak ada anggota staf yang melakukan di luar lingkup tugas mereka.

Untuk akuntansi, pemisahan tugas sangat penting. Ini membatasi kemungkinan penipuan keuangan dan juga menyediakan mekanisme untuk menangkap kesalahan; orang yang memotong gaji, misalnya, dapat meminta konfirmasi atas cek yang sangat besar atau kecil. Pemeliharaan integritas akuntansi penting bagi perusahaan dari semua ukuran dan memisahkan tugas membuatnya lebih mudah untuk mengaudit dan mengontrol sistem akuntansi.

Ini juga penting untuk keamanan, keselamatan, dan kinerja umum. Pemisahan tugas memainkan peran di lantai pabrik, dalam operasi militer, dan dalam kegiatan seperti keamanan informasi. Jika bisnis memiliki situasi di mana satu orang dapat melakukan sesuatu dan memastikannya tidak terdeteksi, ini merupakan ancaman keamanan dan memerlukan evaluasi untuk melihat apakah mungkin untuk menerapkan pemisahan tugas.