Mesin penjawab dengan kotak surat adalah mesin penjawab digital yang memungkinkan penelepon pilihan untuk meninggalkan pesan untuk orang tertentu yang mereka coba panggil, tepat di kotak surat masing-masing. Kantor kecil, keluarga, atau teman sekamar sering memilih mesin penjawab dengan kotak surat, karena ini meningkatkan privasi, dan memungkinkan orang menghemat waktu dengan hanya mendengarkan pesan yang mereka maksud, bukan pesan yang ditinggalkan untuk orang lain. Penelepon umumnya akan diminta dengan salam seperti “Untuk meninggalkan pesan untuk Joe, tekan 1, atau untuk meninggalkan pesan untuk Jane, tekan 2,” misalnya. Setiap individu di kantor atau rumah dapat dengan mudah mendengarkan pesan di kotak surat pribadi mereka.
Terkadang, mesin penjawab dengan kotak surat akan memiliki kode keamanan terpisah yang terkait dengan setiap kotak surat, sehingga hanya penerima yang dituju yang dapat mendengarkan pesan, baik dengan berdiri tepat di depan mesin untuk mendengarkannya, atau dengan menelepon dari tempat lain, dan masuk Kode. Ponsel yang lebih murah mungkin tidak memiliki fitur ini, dan mungkin menyertakan satu kode keamanan untuk mengakses semua kotak surat, atau cukup menekan tombol untuk mendengarkan kotak surat yang berbeda. Tingkat keamanan yang diinginkan saat membeli mesin penjawab dengan kotak surat tergantung pada orang lain yang akan menggunakannya, dan seberapa penting pesan dirahasiakan.
Meskipun mesin penjawab digital pada awalnya hanya memiliki kemampuan merekam beberapa menit, jauh lebih sedikit daripada mesin penjawab yang menggunakan kaset, yang umumnya dapat merekam tiga puluh menit hingga satu jam, mesin penjawab digital yang lebih baru dengan kotak surat sering kali memiliki kemampuan merekam 40 menit atau lebih. . Ini penting ketika banyak orang akan menggunakan mesin. Jumlah kapasitas perekaman yang tersedia akan ditentukan langsung di kotak saat melakukan pembelian, baik di toko atau online.
Pertimbangan lain ketika mempertimbangkan untuk membeli mesin penjawab dengan kotak surat adalah apakah mesin akan mencatat cap tanggal dan waktu pada pesan atau tidak. Ini bisa menjadi sangat penting di lingkungan kantor, misalnya, ketika perlu mengetahui kapan seseorang menelepon, dan jumlah waktu yang telah berlalu. Bagi banyak orang, memilih mesin penjawab dengan kotak surat dapat menjadi cadangan atau alternatif yang sangat baik untuk pesan suara pribadi, memungkinkan penelepon merasakan tingkat personalisasi ekstra ketika meninggalkan pesan untuk seseorang dan merasa aman bahwa mereka benar-benar akan menerima pesan tersebut.