Di sebagian besar organisasi, manajer pembelian adalah individu utama yang bertanggung jawab untuk membeli bahan, suku cadang, persediaan, produk, dan layanan yang diperlukan untuk memproduksi produk tertentu atau menjual barang yang diproduksi oleh perusahaan induk atau anak perusahaan. Dia harus terorganisir, berorientasi pada detail, memiliki pemahaman tentang praktik akuntansi dasar dan manajemen persediaan.
Manajer pembelian harus menjaga hubungan baik dengan vendor, bekerja sama dengan departemen akuntansi, kredit, dan pengiriman dan penerimaan untuk memastikan semua aliran pembelian ke inventaris berjalan tanpa masalah. Tanggung jawab ini harus dilakukan dengan sangat serius karena kesalahan di area ini dapat mempengaruhi seluruh keseimbangan keuangan bisnis.
Manajer pembelian yang baik harus terlebih dahulu menjalin hubungan kerja yang menguntungkan dengan vendornya. Negosiasi untuk struktur harga terbaik, jaminan ketersediaan yang dapat diterima dan waktu pengiriman yang dapat diandalkan memastikan bahwa inventaris dipertahankan dan produktivitas stabil. Vendor yang tidak dapat diandalkan dapat menyebabkan keterlambatan produksi, kehilangan penjualan, dan bahkan ketidakstabilan keuangan jika dibiarkan melanjutkan hubungan tanpa pedoman kuat yang ditetapkan oleh manajer. Komunikasi dan organisasi bekerja bahu membahu untuk membantu agen pembelian membuat perkiraan stok dan tetap memesan pada tingkat yang wajar.
Departemen akuntansi, yang meliputi piutang, hutang, dan kredit, juga harus bekerja sama dengan manajer pembelian untuk menentukan berapa banyak uang yang dialokasikan untuk persediaan dan pembelian berkala, seberapa cepat faktur dibayar, dan seberapa akurat faktur saat diterima. . Di area ini, pembeli harus menjadi penyimpan catatan yang baik dan memiliki pemahaman tentang cara kerja sistem departemen akuntansi. Aliran yang akurat antara kelompok-kelompok ini merupakan tugas penting yang harus ditangani dengan hati-hati, karena uang adalah mata rantai terkuat dalam rantai bisnis.
Terakhir, memiliki pemahaman tentang inventaris perusahaan dan bagaimana departemen pengiriman dan penerimaan berfungsi setiap hari akan terbukti menyelesaikan fondasi Anda dengan sukses. Ketika sebuah perusahaan memiliki departemen pengiriman yang berorientasi detail dan terorganisir, manajer pembelian dapat merasa yakin bahwa barang yang dipesan akan mencapai dermaga, diperiksa, dan dipindahkan ke inventaris dengan masalah yang terbatas. Memiliki tim yang terdiri dari orang-orang yang berpikiran sama akan bertindak sebagai jaminan kualitas untuk apa pun yang pernah masuk ke inventaris Anda. Manajer pembelian memakai banyak topi dalam sebuah perusahaan tetapi jika terfokus dapat mencapai tujuan akhir dari setiap perusahaan-menjadi produktif dan sangat menguntungkan.