Teknologi informasi biasanya merupakan usaha mahal yang memerlukan perencanaan dan analisis yang cermat. Perusahaan menggunakan otomatisasi ini sebagai metode untuk meningkatkan produktivitas dan keuntungan. Manajemen perubahan teknologi adalah proses perencanaan investasi TI. Ini biasanya mencakup tinjauan rinci tentang biaya, manfaat, dan dampak pelatihan dari otomatisasi baru bagi perusahaan.
Analisis biaya-manfaat menentukan nilai sebenarnya dari investasi baru untuk bisnis. Analisis ini sering digunakan sebagai bagian dari proses manajemen perubahan teknologi. Analisis biaya-manfaat dapat ditinjau oleh eksekutif untuk menentukan apakah investasi TI harus dilakukan. Proses baru yang menghasilkan produktivitas tinggi dan penjualan dengan biaya lebih rendah memberikan nilai terbaik bagi perusahaan.
Sebagian besar investasi teknologi membutuhkan waktu beberapa tahun untuk mengembalikan nilai ke organisasi. Kerangka waktu ini dikenal sebagai perhitungan pengembalian investasi (ROI). Manajemen perubahan teknologi menggunakan algoritme ROI untuk menentukan manfaat teknologi baru. Sebuah perusahaan biasanya akan mencari ROI kurang dari tiga tahun.
Ketika sebuah perusahaan mengimplementasikan produk perangkat lunak baru ke dalam operasinya, perubahan biasanya akan memiliki efek biaya jangka panjang. Ini termasuk pemeliharaan perangkat keras, lisensi, dan biaya dukungan, yang dapat berlangsung bertahun-tahun setelah investasi awal. Manajemen perubahan teknologi memperhitungkan biaya ini dalam algoritme yang dikenal sebagai total biaya kepemilikan.
Penyegaran teknis adalah penggantian komputer perusahaan dan perangkat lain. Penyegaran perangkat keras dan perangkat lunak ini biasanya dilakukan setiap lima tahun. Manajemen perubahan teknologi adalah proses formal yang melacak kebutuhan dan biaya yang terkait dengan upaya penyegaran teknis. Ini termasuk ponsel, laptop, komputer, dan perangkat lunak.
Banyak bisnis terpaksa mengupgrade aplikasi karena software tidak lagi didukung oleh vendor. Ini adalah masalah umum karena semua perangkat lunak memiliki keusangan bawaan. Setelah produk menjadi tidak didukung, bisnis dipaksa untuk meningkatkan. Ini adalah keputusan yang sulit bagi perusahaan yang membutuhkan teknik manajemen perubahan teknologi yang efektif.
Menambahkan teknologi baru dapat berdampak besar pada produktivitas dan kinerja personel di seluruh perusahaan. Manajemen perubahan yang efektif memerlukan tinjauan rinci dari proses bisnis saat ini, strategi pelatihan pengguna, dan pendekatan manajemen perubahan. Ketika teknologi baru diperkenalkan secara formal dan strategis, kemungkinan besar akan dianut oleh organisasi.