Seorang koordinator penagihan memiliki banyak tugas yang harus diselesaikan dari hari ke hari, sebagian besar melibatkan pencatatan dan negosiasi tagihan klien. Pekerjaan ini dapat mencakup memeriksa keakuratan tagihan, menyiapkan faktur, menghitung total, mendiskusikan pertanyaan dan pengaturan penagihan dengan klien, dan dalam kasus kantor medis, menegosiasikan penggantian asuransi dengan penyedia. Koordinator penagihan harus terorganisir, efisien, dan dapat berbicara dengan pelanggan yang mungkin mengalami stres karena hutang yang belum dibayar.
Ketika klien atau pasien menerima layanan, koordinator penagihan harus menyiapkan faktur untuk dikirimkan kepada mereka. Klien dapat berupa individu atau bisnis, dan faktur harus ditulis dan dicetak menggunakan format tertentu. Ini melibatkan penyimpanan catatan yang akurat tentang layanan apa yang telah diterima klien, harga layanan tersebut, dan pengiriman faktur itu sendiri.
Koordinator penagihan juga dapat membuat pengaturan pembayaran dengan klien yang tidak dapat membayar sekaligus. Layanan ini umumnya ditawarkan untuk hal-hal seperti perawatan medis, dan bukan untuk layanan yang dianggap sebagai pilihan. Rincian pengaturan pembayaran akan tergantung pada perusahaan dan kemampuan klien untuk membayar.
Koordinator penagihan mungkin juga diminta untuk menegosiasikan pembayaran dengan penyedia asuransi. Ini melibatkan menghubungi perusahaan dan mendiskusikan layanan yang diterima klien dan mencari tahu apakah layanan tersebut termasuk dalam cakupan klien. Jika ada masalah, koordinator penagihan dapat merundingkan kesepakatan dengan perusahaan atau menghubungi klien untuk perincian atau instruksi lebih lanjut.
Untuk menjadi seorang koordinator penagihan, penting untuk terorganisir, baik dengan angka, dan nyaman bekerja di lingkungan stres yang tinggi. Membuat panggilan penagihan ke klien yang belum membayar bisa jadi sulit dilakukan oleh banyak orang, dan dibutuhkan seseorang dengan kulit tebal untuk melakukan panggilan semacam itu tanpa merasa tersinggung. Pelanggan yang tidak dapat membayar tagihan mereka cenderung menjadi stres, kasar, dan tidak responsif.
Sekolah mungkin diperlukan untuk banyak posisi koordinator penagihan. Penagihan medis membutuhkan pengetahuan tentang terminologi medis tertentu serta kemampuan untuk bekerja dengan baik dengan angka. Akuntansi adalah bidang studi lain yang dapat membantu siswa memasuki bidang karir ini.
Sebagian besar perusahaan yang menawarkan layanan atau produk kepada konsumen membutuhkan koordinator penagihan yang terampil. Kebutuhan dapat bervariasi berdasarkan industri dan lokasi, tetapi kemungkinan akan selalu ada pekerjaan yang tersedia untuk sebagian besar kandidat yang memenuhi syarat yang ingin memasuki bidang karir ini. Beberapa koordinator mungkin juga ingin menjadi wiraswasta dan bekerja dengan beberapa perusahaan sekaligus. Ini dapat membantu meningkatkan potensi pendapatan dan pengalaman industri di berbagai arena.