Sebuah register pinjaman adalah log atau jurnal yang digunakan untuk melacak tanggal jatuh tempo yang terkait dengan pinjaman yang dikeluarkan oleh pemberi pinjaman tertentu. Daftar biasanya disusun dalam urutan kronologis, sehingga sangat mudah untuk menentukan pinjaman apa yang akan jatuh tempo dalam waktu dekat. Sebuah register pinjaman berfungsi sebagai file tickler jatuh tempo, mengingatkan petugas pinjaman kapan harus melakukan kontak dengan peminjam dan mengingatkan mereka tentang tanggal jatuh tempo yang akan datang untuk pinjaman. Register jenis ini paling membantu dengan pinjaman waktu dan pinjaman serupa lainnya yang melibatkan pembayaran balon, daripada serangkaian angsuran bulanan.
Struktur sebenarnya dari daftar pinjaman mungkin agak berbeda, berdasarkan kebiasaan setempat. Ada beberapa jenis informasi dasar yang mungkin muncul dalam register jenis ini. Pertama, nama peminjam, bersama dengan nomor rekening pinjaman yang diberikan kepada peminjam, akan dicatat. Jumlah yang jatuh tempo pada pinjaman juga terdaftar. Terakhir, tanggal jatuh tempo pinjaman dicantumkan dan biasanya digunakan untuk mengurutkan entri ke dalam urutan kronologis.
Beberapa pemberi pinjaman lebih suka menambahkan data tambahan ke daftar pinjaman, biasanya untuk keperluan internal. Misalnya, pemberi pinjaman dapat memilih untuk menambahkan informasi kontak untuk setiap pinjaman yang terdaftar dalam daftar, seperti alamat surat dan nomor telepon. Ini membantu mempercepat proses pembuatan surat pengingat kepada peminjam, atau membuat panggilan telepon untuk mengingatkan peminjam bahwa tanggal jatuh tempo sudah dekat.
Daftar pinjaman biasanya dapat disusun untuk menyertakan perincian untuk setiap pemberi pinjaman atau peminjam bersama yang terdaftar dalam pinjaman. Bergantung pada kebijakan dan prosedur lembaga pemberi pinjaman, pengingat dan pemberitahuan bahwa tanggal jatuh tempo pinjaman akan datang dapat dikirim ke peminjam utama dan pemberi tanda tangan, atau hanya ke peminjam utama. Jika tanggal jatuh tempo berlalu tanpa tanda terima pembayaran, pemberi pinjaman dapat memilih untuk menggunakan data yang dicatat dalam daftar pinjaman untuk mengingatkan pemberi tanda terima atas masalah tersebut dan meminta pembayaran untuk saldo terutang, ditambah bunga yang mulai bertambah setelah tanggal jatuh tempo. .
Sementara daftar pinjaman tahun lalu disimpan sebagai catatan hard copy, sebagian besar perangkat lunak akuntansi saat ini menyediakan kemampuan untuk membuat dan memelihara daftar pinjaman elektronik, dengan beberapa memilih untuk menggunakan format spreadsheet sederhana. Pendekatan ini membuatnya sangat mudah untuk juga menambahkan komentar atau catatan untuk setiap pinjaman yang dimasukkan ke dalam direktori. Selain itu, banyak paket perangkat lunak menyediakan kemampuan untuk menandai pinjaman untuk beberapa jenis komunikasi pada interval dua minggu dan satu bulan sebelum tanggal jatuh tempo yang sebenarnya.