Collator adalah bagian dari peralatan kantor yang memfasilitasi penyortiran dokumen. Ini mengatur halaman dokumen secara berurutan, dan sering dilampirkan ke mesin fotokopi yang menghasilkan beberapa set dokumen. Untuk kantor yang menangani sejumlah besar dokumen multi-halaman, collator adalah alat yang sangat berguna, karena menghemat waktu dan uang. Pengumpulan tangan dapat menghabiskan banyak waktu di kantor yang sibuk, dan menyisakan ruang untuk kesalahan karena operator manusia lelah. Sejumlah gaya collator yang berbeda tersedia, tergantung pada bagaimana collator akan digunakan.
Istilah “susun” mengacu pada penyortiran dokumen pertama kali muncul pada tahun 1628. Kata tersebut memiliki beberapa arti yang berbeda tergantung pada konteksnya, tetapi biasanya menunjukkan bahwa dokumen sedang dibandingkan dan/atau diatur dalam urutan. Dalam pencetakan, misalnya, collation mencakup konsep mencetak buku dalam urutan yang telah ditentukan dan memeriksa untuk memastikan bahwa pencetakan telah dilakukan dengan benar. Para sarjana menggunakan collation untuk merujuk pada membandingkan dokumen yang berbeda, mencari area kesamaan atau perbedaan. Dalam konteks produksi dokumen kantor, sebuah dokumen dianggap telah disusun jika telah disusun dalam urutan yang dapat dibaca.
Jenis collator yang paling umum adalah serangkaian baki yang menempel pada mesin fotokopi. Ketika dokumen disiapkan untuk penyalinan dan fungsi “susun” dipilih, mesin fotokopi akan memasukkan salinan ke dalam baki pengumpul. Ketika penyalinan selesai, setiap baki menyimpan salinan yang dipesan lengkap. Jenis collator ini dibatasi oleh jumlah baki. Sebuah kantor kecil mungkin memiliki mesin fotokopi dengan 10 baki, memungkinkan untuk 10 dokumen yang disusun, sementara mesin fotokopi industri mungkin memiliki 50 atau lebih. Banyak penyalin salinan juga menyertakan fungsi penjilidan atau penjilidan untuk memproses lebih lanjut dokumen setelah dibuat.
Mesin pengumpul desktop juga tersedia. Dalam jenis collator ini, setiap baki menampung halaman dokumen yang berbeda. Saat tuas ditekan, satu halaman dari setiap baki ditarik keluar, membuat satu set halaman lengkap. Sekali lagi, jumlah baki membatasi fungsionalitas jenis pengumpul ini. Mesin pengumpul desktop juga tersedia dengan kontrol elektronik, bukan dengan tuas manual.
Meskipun collator bukanlah peralatan yang sangat penting di semua kantor, itu bisa sangat berguna. Banyak perusahaan pemasok menawarkan collators dengan berbagai jumlah baki dan fungsi. Untuk kantor yang sedang mempertimbangkan untuk membeli collator, pembeli harus mempertimbangkan berapa banyak baki yang mungkin diperlukan, berapa volume yang harus ditangani collator, dan apakah fungsi seperti staples dan penjilidan diperlukan atau tidak.