Benchmark pengadaan adalah proses mengukur berbagai faktor yang terkait dengan akuisisi barang oleh organisasi terhadap standar industri. Ini dapat mencakup elemen-elemen seperti biaya, pengiriman, dan hutang dagang untuk barang-barang yang dibeli. Tujuannya adalah untuk terus mengembangkan dan memfasilitasi kepatuhan terhadap praktik terbaik industri.
Biaya adalah salah satu target terpenting dari benchmarking pengadaan. Prosesnya dapat mencakup pembuatan pedoman untuk biaya yang terlibat dalam memperoleh bahan dan layanan. Biaya produksi setiap produk merupakan faktor lain yang perlu dipertimbangkan. Proses ini juga dapat mencakup mematuhi tolok ukur untuk menurunkan harga dengan meningkatkan berbagai prosedur.
Akuntansi adalah aspek kunci lain dari benchmarking pengadaan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan termasuk ukuran khas hutang dagang, jumlah rata-rata waktu yang diperlukan untuk membayar faktur, dan berapa biaya untuk mengelola proses ini. Analisis berkala tentang syarat pembayaran mungkin juga diperlukan untuk menyesuaikan arus kas sehingga tolok ukur dapat dicapai.
Benchmark pengadaan juga dapat mencakup pengembangan pedoman untuk kualitas produk. Kompleksitas proses ini tergantung pada item. Meskipun mungkin ada standar industri untuk karakteristik tertentu, mungkin juga ada beberapa cara di mana organisasi ingin melebihi pesaingnya dalam kualitas.
Bagian penting lainnya dari benchmarking pengadaan adalah pengiriman. Ini termasuk membuat pedoman untuk ketepatan waktu dan akurasi pesanan. Hal ini juga umum untuk secara teratur mengevaluasi kualitas bahan yang disampaikan sebagai bagian dari proses ini.
Setelah sistem benchmarking pengadaan diterapkan, ada beberapa cara organisasi dapat mempertahankan dan meningkatkan operasinya. Salah satu tugas utama adalah meninjau proses pengadaan secara berkala untuk memastikan bahwa tolok ukur terpenuhi. Jika tidak, maka tinjauan dan analisis lebih lanjut biasanya diperlukan untuk menentukan tindakan apa yang paling baik untuk memperbaiki situasi. Biasanya juga diperlukan untuk menyesuaikan tolok ukur ketika faktor industri, pasar, dan organisasi berubah.
Memenuhi tolok ukur pengadaan biasanya juga memerlukan evaluasi vendor secara berkala. Ini dapat mencakup menganalisis kinerja dan membandingkannya dengan pesaing vendor. Ini mungkin juga melibatkan membandingkan harga, kualitas dan elemen kunci lainnya untuk menentukan bahwa organisasi menerima manfaat optimal dari hubungan vendor saat ini. Penurunan kualitas, pertumbuhan organisasi, dan perubahan pasar mungkin membuat perlunya mencari vendor baru yang dapat mengakomodasi perusahaan dengan lebih baik dan memenuhi tolok ukur.