Usia yang tercatat dapat berupa usia resmi sebagaimana ditetapkan oleh dokumen pemerintah, atau usia yang didokumentasikan yang berfungsi untuk menetapkan kelayakan atas layanan. Meskipun istilah ini tampaknya cukup sederhana, perselisihan dapat muncul ketika seseorang tidak memiliki catatan kelahiran resmi yang tercatat di lembaga pemerintah. Dalam hal ini, usia rekor dapat ditetapkan dengan bukti tidak langsung.
Tanggal lahir seseorang menentukan usianya kapan saja. Namun, hanya di zaman modern di negara-negara industri, sebagian besar kelahiran terjadi di rumah sakit di mana catatan kelahiran resmi dapat dibuat oleh pihak ketiga yang independen. Di masa lalu historis dan saat ini di banyak negara kurang berkembang, kelahiran akan terjadi di rumah, dan, dalam banyak kasus, tanpa membuat catatan resmi.
Pemerintah memiliki kepentingan dalam membuat catatan kelahiran untuk penduduknya. Akta kelahiran, yang dibuat dan dicatat oleh pemerintah pada saat kelahiran seseorang, menetapkan catatan usia seseorang untuk semua layanan dan manfaat pemerintah. Misalnya, untuk mendapatkan SIM, instansi pemerintah sering kali mengharuskan pemohon menunjukkan akta kelahiran untuk membuktikan bahwa usianya yang tercatat di pemerintah memenuhi syarat untuk mengajukan SIM. Banyak jenis layanan dan tunjangan pemerintah lainnya terkait dengan usia, termasuk tunjangan pensiun, tunjangan pajak, dan kelayakan untuk mendaftar di militer.
Ketika ada dokumen resmi pemerintah untuk menetapkan kelahiran seseorang, itu adalah bukti definitif tentang catatan usia seseorang. Masalah muncul ketika seseorang tidak memiliki akta kelahiran resmi, ketika arsip itu salah, atau ketika seseorang tidak lagi memiliki akses ke agensi yang memiliki arsip di bawah kendalinya. Biasanya, seseorang tanpa catatan kelahiran akan memiliki satu kesempatan dalam hidupnya untuk menetapkan usianya dengan bukti tidak langsung. Ini dapat mencakup pengumuman kelahiran di surat kabar, catatan agama atau sejarah lisan. Begitu seseorang tanpa akta kelahiran menetapkan tanggal lahir untuk tujuan pemerintah, tanggal itu menjadi catatan usianya dan sangat sulit untuk diubah.
Jika ternyata akta kelahiran seseorang salah, atau tanggal lahir yang ditetapkan oleh bukti tidak langsung salah, satu-satunya cara untuk memperbaikinya adalah dengan membawa masalah itu ke pengadilan. Pengadilan dapat memutuskan masalah tersebut dan menetapkan usia resmi yang dapat digunakan orang tersebut di masa mendatang. Rekor usia tidak hanya penting untuk layanan pemerintah, tetapi juga penting untuk kehidupan sehari-hari. Misalnya, sekolah sering menempatkan anak-anak di kelas berdasarkan catatan usia mereka. Anak yang lahir sebelum tanggal tertentu dapat mendaftar sekolah, sedangkan anak yang lahir pada tahun yang sama tetapi setelah tanggal tertentu harus menunggu sampai tahun ajaran berikutnya.