För att välja den bästa mjukvaran för samarbetsarbetsflöden är det först en bra idé att avgöra vilka funktioner din organisation kan dra mest nytta av. Om du till exempel arbetar i en bransch som reklam kan du behöva programvara som låter dig och dina kollegor redigera och bearbeta bilder eller videor. På samma sätt kan yrkesverksamma som arbetar i en tjänstesektor behöva samarbetsflödesprogramvara som inkluderar ett användarvänligt kundwebbgränssnitt. Faktorer som rykte och kostnad kan också komma i beaktande när man väljer det bästa programmet.
Ett arbetsflödesprogram är alla typer av datorprogram som gör det möjligt för proffs att snabbare och mer effektivt slutföra projekt. I de flesta fall passerar ett dokument, fotografi eller video genom en serie arbetsflödessteg, från det ögonblick det laddas upp till ett system och avslutas efter att det har bearbetats. Collaborative workflow beskriver en process som är utformad för att rymma ett antal olika användare som bidrar till samma arbetsflödesdokument.
När du väljer det bästa samarbetsflödesprogrammet kan det först vara en bra idé att avgöra vilken typ av programvara som passar din organisations behov bäst. Till exempel behöver ett professionellt fotografiföretag programvara som innehåller verktyg för att redigera bilder. Du kanske upptäcker att det finns ett arbetsflödesprogram som är designat enbart för professionella fotografer. På samma sätt kan ett försäkringsbolag hitta program som inkluderar mallar och automatiserad process utformad för att behandla anspråk.
Om du har ett mindre företag och bara behöver hjälp med att hålla reda på bokslut, beställningar och andra vanliga typer av dokument kan du ha nytta av ett grundläggande arbetsflödesprogram. Denna typ av programvara inkluderar normalt vanliga dokumentmallar. Det kan också göra det möjligt för användare att designa enkla processer som sker dagligen.
Programvara för samarbete med öppen källkod kan ofta laddas ner gratis från Internet. Dessa program tenderar att vara grundläggande och kan ibland innehålla designfel. Proffs med begränsad budget och utan komplexa behov kan dock dra nytta av sina grundläggande funktioner. Andra använder programvara med öppen källkod för att lära sig om olika funktioner, även om de faktiskt inte implementerar programvaran i sin dagliga verksamhet.
Proffs som väljer programvara för samverkande arbetsflöden kan också överväga kvaliteten och kostnaden för programmen. Helst kan en individ välja ett program som erbjuder det största antalet användbara funktioner till lägsta pris. Denna programvara kan dock i hög grad påverka effektiviteten i din organisations dagliga verksamhet. Det kan vara mer kostnadseffektivt i längden att betala lite extra för programvara som är pålitlig och som har rykte om sig att vara utmärkt.