Utskriftshanterarens programvara hjälper en datoranvändare att välja vad han vill skriva ut. Genom att använda programvaran kan användare bara skriva ut det som är nödvändigt och kan undvika att slösa skrivarbläck och papper på extra bilder, dokument eller webbplatselement som finns på en sida. Förutom att hjälpa till att skriva ut enskilda dokument, kan det finnas vissa verktyg för utskriftsloggning för att informera kontorschefer eller informationsteknikspecialister om personalens eller kundernas utskriftsvanor.
Utskriftsprogramvara kan komma i antingen skrivbords- eller webbläsarform. Desktopprogramvara kan laddas ner till en dators hårddisk och webbläsarplugin-program kan installeras så att de fungerar tillsammans med en användares webbläsare. Programvara som är utformad för att fungera på en dators skrivbord öppnas automatiskt när en användare försöker skriva ut från ett program. Användare kan få en förhandsgranskning av utskriftsjobbet och erbjudas möjligheten att redigera utskriftsjobbet genom att ta bort onödiga element eller kombinera flera dokument. Programvara som fungerar som ett plugin-program för webbläsare kan manipuleras inifrån webbläsaren och användare kan kanske ta bort annonser, bilder, sidfötter, sidhuvuden eller andra förbrukningsbara delar av en webbplats för ett utskriftsjobb.
Funktionerna i utskriftshanterarens programvara kan variera från programpaket till programpaket. Några vanliga funktioner inkluderar möjligheten att automatiskt hoppa över tomma sidor, kombinera flera utskriftsjobb, ta bort överflödig text och bilder, ta bort onödiga sidor och spara och e-posta ett anpassat utskriftsjobb. Användare kan dra fördel av någon eller alla av dessa funktioner för att maximera pappersbesparingen.
Ideella organisationer, bibliotek, skolor, inlärningslabb och gemenskapsteknikcenter kan alla dra nytta av att installera och använda programvara för utskriftshanterare. Att använda den här programvaran kan hjälpa till att minska driftskostnaderna och spara gemensamma resurser. Detta kan leda till utökad användning av anläggningarna. Företag kan öka vinsten helt enkelt genom att använda programvara för utskriftshanterare som en del av sina dagliga operativa rutiner.
Dessutom kan valfritt antal programvara för utskriftshanteraren laddas ner, installeras och användas tillsammans. Till exempel kan ett programpaket fungera för att blockera bilder medan ett annat ger förhandsvisningar av dokument innan de ska skrivas ut. Lyckligtvis är utskriftshanteraren vanligtvis gratis eller tillgänglig till en låg kostnad, och rabatter kan beviljas ideella organisationer eller utbildningsorganisationer. Användare bör se till att deras datorer har nödvändiga skrivardrivrutiner installerade på sig och att de har tillgång till ett nätverk eller är fysiskt anslutna till skrivare. För att verifiera grundläggande funktionalitet bör användare skriva ut testdokument innan de laddar ner programvaran.