Att skriva ett professionellt förslag behöver inte vara svårt om du har flera viktiga överväganden i åtanke. Först, motstå lusten att skriva för att imponera, till exempel genom att använda ett fint språk eller teknisk jargong. Använd istället ett enkelt språk som tydligt förklarar vad dina läsare vill ha och behöver veta om ditt förslag. För det andra, kom ihåg att kontrollera detaljerna, som att se till att det inte finns några stavfel eller fel av något slag i ditt förslag. För det tredje, kom ihåg att ditt mål med att skriva ett professionellt förslag är att övertala dina läsare att ge dig arbete, så se till att du följer deras anvisningar i deras Request for Proposal (RFP) och övertyga dem om att du och ditt företag kommer att tillhandahålla exakt vad de behöver.
Börja skriva ditt förslag genom att notera vad dina läsare förväntar sig att du ska ta upp i förslaget. Försök att se förslaget från deras perspektiv eftersom du försöker sälja dina idéer till dem. Hur kommer du att möta deras behov? Vilka fördelar kommer de att få genom att välja ditt företag att arbeta för dem framför ett annat företag? Vilket arbete har du gjort tidigare som gör att du och dina idéer passar just detta budförslag?
När du har besvarat frågor som dessa, gör fler anteckningar så att du har en grov men ändå tydlig bild av vad du kommer att inkludera i anbudsförfrågan eller annan typ av förslag som det du initierade. Ordna sedan och utöka informationen du kommer att inkludera i ditt professionella förslag. Om du använder en förslagsmall, bestäm hur du bäst organiserar ditt innehåll i dess struktur. Annars kanske du vill se exempel på förslag från företagsböcker eller från onlinesökningar för att ge dig en uppfattning om hur du presenterar din förslagsinformation på ett övertygande sätt.
Designen och layouten på ditt professionella förslag bör passa din bransch och ditt företag. Försättssidan bör innehålla ditt namn och kontaktinformation plus en intressant grafik som intresserar dina läsare för din idé. En sammanfattning på en sida som beskriver projektets mål och resultat bör vanligtvis följa försättsbladet. Många professionella förslagsskribenter rekommenderar att du skriver sammanfattningen sist så att du kan sammanfatta ditt förslag på ett övertygande och korrekt sätt.
Visuella ackompanjemang till skriftliga förslag är ett måste i dagens affärsvärld. Men håll dem relevanta för ditt professionella förslag och se till att de främjar det istället för att förringa det. Understödjande grafik kan öka din texts övertygelse och hålla den intressant. Överväg att inkludera användbara grafer och diagram med relevant statistisk information. Ditt företagsnamn, logotyp, tagline och kontaktinformation bör visas professionellt i ditt förslag.
Professionella skribenter förstår hur man skriver för att svara på frågor som de förväntar sig att deras läsare kommer att ha. Läs igenom det första utkastet av ditt förslag och se till att du har besvarat alla frågor du kan förvänta dig att din publik har. Tänk om ditt prisbud och gör det konkurrenskraftigt, men gå inte för lågt för att få jobbet, eftersom det kommer att verka mot ditt eget mål. Ett bra sidmål för ett professionellt förslag är tio sidor, även om vissa förslag omfattar 15 sidor eller mer. Förslagen bör vara detaljerade och grundliga, men om de också är kortfattade kan de hålla läsaren fast.