Ett affärsprocessdiagram visar affärsprocesser visuellt på ett steg-för-steg sätt med målet att förbättra dem, och det kan skapas av vilken organisation som helst för alla processer. Processdiagram varierar i komplexitet och format, så format, omfattning och detaljnivå bör fastställas innan skapandet påbörjas. När parametrarna har ställts in kan sekventiella processsteg dokumenteras grafiskt och sedan analyseras. Diagram kan skapas med en mängd olika tekniker, med hjälp av klisterlappar, papper eller specialiserad datorprogramvara. Ofta skapar små grupper av människor diagrammen för att säkerställa noggrannhet.
Att definiera omfattningen och gränserna för affärsprocessdiagrammet innebär att förstå ingångar, interaktioner och utgångar från den valda processen. Mycket komplexa processer eller de som förekommer över många organisationsnivåer kan behöva delas upp i flera diagram. Inledande övervägande av vilka processer som ska ritas och deras omfattning kan säkerställa att fördelarna uppväger kostnaderna för att skapa.
Oavsett detaljnivå är ett affärsprocessdiagram bara lika fördelaktigt som informationen som ingår i det. Kartläggning av team med medlemmar från olika stadier av processen kan därför ge värdefull information som en enskild skapare kan missa. Trots processens storlek eller antalet anställda bör dock teamen förbli tillräckligt små för att vara hanterbara.
Ett affärsprocessdiagram kan skapas på papper, med klisterlappar eller genom datorprogram och specialiserad programvara för affärsprocesser. Fördelarna med att arbeta med papper eller klisterlappar inkluderar skapandets snabbhet, kortare utbildningstid och lättheten att manipulera. Datoriserad diagram inkluderar en längre utbildningsprocess, men det förbättrar livslängden, underlättar överföringen av information och kan kopplas direkt till programvara för affärsprocesshantering.
En annan aspekt av formatering inkluderar att välja en modelleringsnotation. Business Process Modeling Notation, skapad av Business Process Management Initiative, är ett exempel på ett standardiserat grafiskt notationssystem för processdiagram. Standardiserade notationssystem kan underlätta kommunikation mellan avdelningar eller företag till företag av diagrammet när det är färdigt. Som ett exempel använder Business Process Modeling Notation rektanglar för att representera aktiviteter, romber för att representera beslut och olika pilar för att visa sekvens. Andra former av standardiserad notation finns dock; notation kan också improviseras.
När omfattningen, formatet och kartläggningsteamet har valts kan processstadier representeras grafiskt för att slutföra diagrammet. Att brainstorma de olika processstadierna med kartläggningsteamet är ett sätt att slutföra dokumentationen. Att hålla sig till valda notationsstandarder i detta skede kan också hjälpa till att effektivisera skapandet. Den detaljnivå som krävs för processkartan kommer att diktera nödvändig information vid varje steg, vilket kan innefatta tidsfördröjningar, kundintryck och yttre påverkan.
Flera utkast och granskningar av processdiagrammet kan säkerställa att alla steg har dokumenterats. Ett sätt att åstadkomma detta är att gå igenom processen i realtid med kartläggningsteamet. Om processen gör detta omöjligt, kan utvärdering uppnås genom att distribuera kopior av affärsprocessdiagrammet bland teammedlemmar eller anställda. Att fylla i affärsprocessdiagrammet ger användarna en visualisering av affärsprocessen från början till slut, vilket kan hjälpa till med affärsprocesshantering och optimering.