Kontraktshantering är en hektisk process som kräver uppmärksamhet på detaljer och förmåga att bearbeta information från olika delar av ett projekt för att säkerställa att kontraktskraven uppfylls. Några av de bästa strategierna som används av framgångsrika kontraktschefer kan sammanfattas som systematisera, spåra, bedöma och känna igen (STAR). Att använda några av de strategier som faller under dessa kategorier kommer att effektivisera administrationen och hjälpa en kontraktsansvarig att undvika de mest uppenbara fallgroparna.
Chefer bör systematisera administrationen av kontraktet. Skapa antingen ett unikt system med hjälp av en anpassad databas för hantering av detaljer eller köp ett kommersiellt mjukvarupaket för kontraktshantering. Alla relevanta papper bör arkiveras både elektroniskt och i pappersform. Hitta ett bekvämt sätt att koppla kontakter och korrespondens till lämpligt kontrakt. Målet är att skapa en repeterbar process för avtalsadministration som kan användas i olika omständigheter och av olika personer.
Milstolpar, leveranser och kostnader bör spåras med specificitet. Dessa tre kategorier är kärnan i kontraktshanteringen. Milstolpar bör noteras som händelser i en kalender med varningar för att hålla dem i åtanke. Leveranser bör definieras och övervakas med hjälp av ett rapporteringssystem som samlar information från de anställda som arbetar med projektet och syntetiserar den till skriftliga bevis på att leveransen uppfylldes. Kostnader bör spåras och anpassas till projektbudgeten så ofta som möjligt.
Att göra personliga bedömningar av projektets status när det gäller kontraktet är också viktigt. Att etablera nära relationer med projektledaren och de viktigaste medarbetarna som tilldelats kontraktet kan göra dem mer inkluderade för att vara sanningsenliga om arbetets status. Platsbesök bör också göras för att tillhandahålla en metod för att bekräfta projektets status. Professionell och konsekvent kommunikation med alla intressenter i projektet, särskilt den högsta ledningen och kundkontakter, kommer att bidra till att säkerställa att alla har en tydlig förståelse av projektets status. Det är vanligtvis bra att skapa en projektuppdatering eller ett nyhetsbrev som cirkuleras regelbundet.
Alla projekt har kapacitet att gå av stapeln, och nyckeln är att känna igen det innan det händer. Med ett bra avtalshanteringssystem på plats kommer röda flaggor att börja dyka upp om milstolpar, leveranser och kostnader. Om relationerna till linjepersonalen är starka kommer mullret om problem på marken att sippra upp. Eventuella problem bör arbetas in i den vanliga kommunikationsströmmen och ledningen bör informeras. Alla kontrakt har en procedur för att hantera oförutsedda omständigheter, och begäran om kontraktsändringar bör göras innan en kris inträffar.