Dalam bahasa Latin, pro forma berarti “sebagai masalah bentuk.” Istilah ini digunakan di berbagai industri, dan kapan saja barang atau jasa dijual, faktur pro forma dapat digunakan. Karena disajikan sebelum penjualan yang sebenarnya terjadi, itu tidak dianggap sebagai faktur resmi. Sebaliknya, ini sering digunakan sebagai kesepakatan antara pembeli dan penjual, di mana pembeli setuju untuk membeli barang atau jasa dari penjual dengan harga tertentu. Informasi pada jenis faktur ini biasanya sama dengan pada faktur komersial setelah transaksi dikonfirmasi, meskipun terkadang beberapa detail dapat berubah.
Faktur standar yang khas biasanya mencakup tanggal, nama, dan informasi kontak pembeli dan penjual. Ini juga merinci harga per unit barang atau layanan yang dijual, serta deskripsi masing-masing, dan harga total. Rincian tambahan yang relevan, seperti metode pembayaran dan tanggal barang atau jasa akan dikirimkan, juga sering ada di faktur komersial. Faktur pro forma biasanya mencakup semua informasi ini, meskipun dalam beberapa kasus, harga dapat berubah sebelum transaksi selesai. Beberapa bisnis hanya menawarkan formulir yang lebih umum pada awalnya, dalam hal ini rincian penjualan yang sebenarnya hanya diisi setelah terjadi.
Tidak semua orang memilih untuk menggunakan faktur pro forma, tetapi sering disarankan sebelum penjualan selesai, untuk mencegah kesalahpahaman. Biasanya dianggap lebih diinginkan daripada kutipan karena begitu banyak detail yang disertakan. Tidak hanya harga pada formulir, tetapi detail terkait lainnya, seperti tanggal pengiriman dan syarat pembayaran, dijabarkan sehingga tidak ada kejutan di kedua sisi. Banyak orang yang membeli produk dalam jumlah besar sekaligus, atau mungkin membutuhkan pembiayaan, meminta untuk melihat pro forma invoice sebelum transaksi resmi.
Meskipun faktur pro forma jarang dianggap resmi, kadang-kadang diterima ketika tidak ada faktur komersial standar yang tersedia. Kadang-kadang dikeluarkan untuk mendapatkan uang muka sebelum layanan selesai atau produk dikirim. Bagaimanapun, itu tidak biasanya dikeluarkan sampai sebagian besar rincian transaksi diketahui dan disetujui oleh kedua belah pihak. Secara umum, tidak ada yang dicatat baik dalam hutang atau piutang sampai faktur komersial resmi dikembangkan.