Setiap bisnis yang menerima pesanan dari pelanggan perlu memiliki sistem pelacakan pesanan kerja. Menerapkan sistem jenis ini membantu memastikan bahwa pekerjaan selesai dan tidak ada yang jatuh melalui celah. Kiat terbaik untuk pelacakan perintah kerja adalah memetakan seluruh proses perintah kerja dari awal hingga akhir, menerapkan sistem untuk menangani setiap langkah dalam proses, dan menugaskan individu tanggung jawab untuk setiap langkah proses pelacakan perintah kerja. dan sistem. Terakhir, bisnis perlu memilih apakah sistem pelacakan perintah kerja manual atau program perangkat lunak merupakan pilihan yang lebih baik.
Untuk menggunakan sistem pelacakan perintah kerja, pemilik bisnis dan karyawan perlu meluangkan waktu untuk memetakan setiap langkah dalam proses. Misalnya, jika perusahaan pemasangan jendela menerima panggilan telepon dari klien untuk menjadwalkan janji temu perkiraan dan kemudian resepsionis menugaskannya ke salah satu perwakilan di sistem kalender, maka ini adalah dua langkah pertama dalam sistem pelacakan pesanan. Setiap langkah, sekecil apa pun, harus dibuat sketsa sebagai bagian dari sistem pelacakan perintah kerja.
Setelah setiap langkah diketahui, dapat diputuskan bagaimana setiap langkah harus ditangani. Beberapa bisnis memilih sistem perangkat lunak yang terhubung dengan situs webnya sehingga pelanggan dapat menjadwalkan janji temu mereka sendiri. Sistem secara otomatis memberikan perintah kerja kepada perwakilan. Ketika perwakilan keluar untuk menyelesaikan pekerjaan, dia menggunakan perangkat genggam untuk mencatat kemajuan pekerjaan dan server bisnis diperbarui bahwa pekerjaan telah selesai dan faktur dibuat dan dikirimkan ke klien.
Apakah sistemnya otomatis atau manual, individu harus ditugaskan untuk bertanggung jawab atas setiap langkah proses perintah kerja. Bahkan sistem yang sepenuhnya otomatis memiliki masalah dan kesalahan yang dibuat. Seseorang harus ditugaskan untuk memeriksa kemajuan sistem secara berkala — baik itu harian, mingguan, sebulan sekali atau triwulanan.
Sistem perintah kerja juga harus terus dievaluasi untuk mencari cara untuk mengubahnya agar lebih cepat dan lebih efektif. Setelah evaluasi, dapat ditentukan bahwa suatu langkah dapat dihilangkan atau bahwa suatu langkah perlu ditambahkan ke sistem pelacakan perintah kerja untuk memperbaikinya dan menjadikannya yang terbaik.