Penyaringan penyewa adalah alat penting bagi tuan tanah dan manajer properti untuk membantu mereka memutuskan apakah akan menyewakan unit kepada orang tertentu atau tidak. Menggunakan akal sehat dan memperhatikan tanda-tanda peringatan itu penting, tetapi ini tidak selalu cukup untuk menghindari penyewa bermasalah. Informasi seperti catatan kriminal, catatan perumahan, dan verifikasi pekerjaan semuanya merupakan bagian dari penyaringan penyewa yang baik, yang dapat sangat mengurangi kemungkinan masalah bagi pemilik di kemudian hari.
Bagi seorang tuan tanah untuk dapat memperoleh gambaran yang utuh, ada baiknya memperoleh informasi dari berbagai sumber. Salah satu bagian penting dari penyaringan penyewa adalah informasi perumahan sebelumnya. Seorang tuan tanah akan ingin melihat apakah calon penyewa pernah diusir sebelumnya. Penggusuran tunggal dapat dikaitkan dengan keadaan yang meringankan, tetapi beberapa penggusuran adalah tanda peringatan yang kuat. Namun, sebagian besar penyewa bermasalah tidak berhasil sampai ke pengadilan pengusiran, jadi laporan penyewa bermasalah, yang dikumpulkan dari agen penyaringan penyewa terkemuka, akan membantu melengkapi gambarannya.
Catatan kriminal adalah informasi penting lainnya. Kemampuan untuk melihat sejarah kriminal masa lalu adalah suatu keharusan ketika mengevaluasi penyewa potensial. Banyak agen penyaringan penyewa menyediakan pencarian kriminal nasional, yang bisa sangat berharga. Sering kali, hanya meminta setiap pemohon menandatangani otorisasi untuk mencari catatan kriminal akan menakut-nakuti orang-orang yang ini akan menjadi masalah.
Penting juga untuk menetapkan tanggung jawab keuangan penyewa. Penyaringan penyewa yang tepat akan mencakup potret riwayat keuangan seseorang, utangnya, dan tentu saja, pekerjaan. Tujuan dari bagian penyaringan ini adalah untuk memverifikasi bahwa seseorang akan dapat membayar sewa penuhnya secara konsisten, dan melakukannya tepat waktu. Sebuah laporan kredit dan potongan gaji saat ini adalah hal-hal yang pemilik ingin mendapatkan, dan panggilan ke majikan orang tersebut juga disarankan.
Agen penyaringan penyewa telah beroperasi sejak akhir 1960-an, dan muncul sebagai tanggapan atas kurangnya informasi yang tersedia pada saat itu kepada tuan tanah tentang calon penyewa. Mendapatkan hal-hal seperti catatan kriminal membutuhkan begitu banyak waktu dan usaha sehingga kebanyakan tuan tanah gagal melakukannya. Secara umum, semakin lama agen penyaringan beroperasi, semakin bereputasi baik. Memang pemilik biaya dikenakan biaya untuk menggunakan layanan tersebut, tetapi banyak yang akan meneruskan biaya ini kepada penyewa sebagai biaya aplikasi yang tidak dapat dikembalikan. Ini sebenarnya melayani tujuan ganda untuk mengurangi biaya pemilik, serta menyaring penyewa serius dari mereka yang merupakan pembeli biasa.