Termerna domstolsreporter och stenograf används ofta omväxlande, även om det faktiskt finns flera skillnader mellan de två. I allmänhet tillhandahåller båda yrkena ordagrant transkriptionstjänster för att omvandla talad dialog till skriftliga juridiska dokument. Till skillnad från en stenograf utför en domstolsreporter ofta ytterligare uppgifter utöver transkription och kan hitta arbete i miljöer vid sidan av en rättssal. En annan skillnad mellan de två jobben är att en domstolsreporter kräver formell skolgång såväl som licensiering eller certifiering, medan att bli stenograf inte gör det.
Huvudfunktionen för både en domstolsreporter och en stenograf är att skriva ut, ord för ord, en diskussion som pågår, till exempel under ett möte eller en domstolsförhandling. Avskrifterna måste vara korrekta och fullständiga juridiska dokument, som sedan kan lämnas till domstolen eller allmänheten. I vissa fall transkriberas dialogen i realtid, medan i andra spelas den in med ljudutrustning och skrivs sedan ut senare. För att underlätta transkriptionen använder man ofta en stenotypmaskin för att snabbt skriva in stenografikod eller en stenomask, som gör att man kan tala i en mikrofon och upprepa dialogen för inspelningsändamål.
En skillnad mellan en domstolsreporter och en stenograf är att en domstolsreporter vanligtvis har uppgifter förutom att transkribera. Man kan tillhandahålla översättningar med textning för den döva befolkningen, erbjuda notarietjänster eller utföra administrativa uppgifter. Dessutom kan han bli ombedd att organisera och undersöka information från register, hjälpa advokater och domare, eller administrera eder till vittnen.
Dessutom, till skillnad från en stenograf, kan en domstolsreporter hitta anställning utanför rättssalen. Många av dem arbetar frilans från fall till fall. Man kan också arbeta för en advokatbyrå, statlig myndighet eller tv-nätverk, bland annat.
En annan skillnad mellan de två är mängden skolgång som behövs. För att bli en domstolsreporter tar det i allmänhet två till fyra år av formell skolgång, och det finns många skolor och högskolor runt om i världen som erbjuder de nödvändiga kurserna. Dessutom kräver domstolsrapportering vanligtvis regional licensiering eller certifiering genom att godkänna ett officiellt prov.
Å andra sidan, för att bli stenograf tar det bara cirka sex månaders utbildning. Ingen licens krävs, även om det finns platser som erbjuder frivillig certifiering. Eftersom detta yrke kräver mindre skolgång, tjänar man vanligtvis en lägre lön än en hovreporter. Det blir också mindre vanligt än domstolsrapportering då personliga assistenter i allt högre grad kan utföra en stenografs funktioner.