En dokumentkontrollsamordnare ansvarar för all typ av dokumentation som ett företag kan använda för att bedriva affärsverksamhet. Detta inkluderar vanligtvis bilder och diagram, datorjournaler och skriftligt pappersarbete. Denna samordnare kan inrätta ett dokumentationssystem och kommer vanligtvis att ha ansvaret för att hantera och kontrollera det. Han kan också vara ansvarig för att skapa procedurer för att använda systemet och kommer sannolikt att hjälpa andra att använda procedurer effektivt. Dokumentkontrollkoordinatorn är avgörande för produktionsavdelningarnas framgång, eftersom han är ansvarig för att hjälpa till att spåra förändringar och förbättringar av projekt.
Vilka typer av dokument en samordnare kommer att behöva spåra och lagra kommer att variera från bransch till bransch. Beroende på vilken typ av verksamhet han arbetar i kommer en dokumentkontrollkoordinator att utveckla och implementera ett system för att lagra och hämta all nödvändig dokumentation. Han kan samla in och spåra pappersfiler, konstverk och ritningar. Han kan också vara ansvarig för att kontrollera fakturering och annat pappersarbete som relaterar till ett specifikt projekt inom företaget. Systemet kan vara företagsövergripande, i vilket fall samordnaren kommer att ha flera olika avdelningar involverade beroende på typ av dokumentation.
I alla affärsprojekt som involverar journalföring kommer flera avdelningar och anställda att vara involverade i att skapa och distribuera information. Dokumentkontrollsamordnaren kommer att hantera alla ansträngningar för att samla in och kontrollera denna mängd information och eventuella medföljande pappersarbete eller datorfiler. Detta kommer att göra effektiv kommunikation med andra avdelningar och externa organisationer till en viktig roll för alla i detta yrke.
De dokument som samordnaren måste övervaka kan komma från företagets interna avdelningar eller från externa entreprenörer och kunder. Han måste ofta kontrollera information med flera olika handledare för att säkerställa att dokumentationen är korrekt, och han kan ansvara för att förbereda och distribuera kopior av dokument till interna och externa avdelningar. Samordnaren för dokumentkontroll kommer att ha till uppgift att spåra förändringar i modellering och konstruktion av produkter, samt att lagra och hämta dokument för bedömning och granskning. Dessutom kan han vara ansvarig för att presentera dokumentkontrollinformation för ledning och kunder.
Den typiska dagen för en dokumentkontrollkoordinator kommer sannolikt att ägnas åt att organisera, katalogisera och spåra pappers- och elektroniska filer. Han kommer att lägga tid på att samordna med andra inom sitt eget företag, såväl som de från externa organisationer. Han kan tillbringa delar av sin dag med att övervaka och utbilda andra i dokumentkontrollpolicyer och -procedurer.